De nos jours, Office 365 aide de nombreuses entreprises à adopter une migration transparente des applications vers le cloud et à gérer leurs activités à partir du cloud. Cela inclut les sites Web, les bases de données, les serveurs, les réseaux, les analyses, et l’informatique en nuage. Avec des avantages éprouvés tels qu’une sécurité robuste, une puissante plateforme collaborative, une productivité de développement améliorée, la continuité des services, l’évolutivité et la réduction des coûts, Office 365 devient un incontournable absolu pour les entreprises afin de prospérer sur le marché concurrentiel.
Migration Office 365, comment éviter la perte de données ?
La sécurité des données de ses utilisateurs est, dès la création d’Office 365, la priorité de Microsoft. Le géant américain a toujours énormément travaillé sur cet aspect-là et est en perpétuelle évolution, surtout avec l’environnement Office 365. Il existe 5 étapes très simple pour éviter la perte des données :
- Systématisez la double authentification pour chaque utilisateur
- Assurez-vous que les téléphones connectés à votre système soient répertoriés et sécurisés
- Évitez le partage de dossiers et de calendrier anonyme
- Établissez des contrôles basés sur le rôle de chaque employé
- Automatisez les sauvegardes de système pour éviter une perte de données
Les étapes à respecter pour la migration Office 365
Alors que des outils comme Azure Active Directory Synchronization rendent la migration plus facile à gérer, la migration d’une grande quantité de données et d’applications depuis des installations sur site vers le cloud reste une tâche ardue.
Plusieurs défis peuvent être associés au processus de migration Office 365. Par conséquent, une stratégie de migration bien détaillée est nécessaire pour faire de l’ensemble du processus un succès.
Ce guide se penche en profondeur sur les étapes de migration d’Office 365 qui sont essentielles pour adopter une approche stratégique afin d’assurer le succès complet de la migration.
Anticiper la migration Office 365
Etant donné que la migration Office 365 n’est pas quelque chose que les entreprises font régulièrement, de nombreuses organisations peuvent ne pas savoir par où commencer. Lorsqu’il s’agit de migration vers le cloud, la préparation est primordiale. Vous allez déplacer beaucoup de données, ce qui introduit un certain nombre de risques commerciaux qui peuvent être facilement évités grâce à une bonne planification.
Pour vous aider à démarrer, ce guide rassemble quelques étapes cruciales de pré-migration afin de vous assurer que votre processus de mise en oeuvre est aussi transparent et efficace que possible.
Choisir un chef de projet pour une migration Office 365 en toute sécurité
Avant de commencer tout processus, vous devez organiser les personnes impliquées. La première étape de votre liste de contrôle pour la migration vers le cloud doit consister à établir et à attribuer des rôles et des responsabilités. En d’autres termes, vous devez commencer par organiser une équipe de migration vers M365.
A la tête de cette équipe, vous aurez besoin d’un chef de projet. Un chef de projet planifie et élabore une stratégie de migration Office 365, prend des décisions de haut niveau et détermine comment et quoi refactoriser pour le cloud Office 365. Cependant, la refactorisation proprement dite est généralement effectuée par un ingénieur système. Vous pouvez également faire appel à un revendeur Office 365. Il sera également chargé de communiquer les informations et les mises à jour sur la migration à votre équipe. Vous voulez que quelqu’un en qui vous pouvez avoir confiance s’occupe de ces tâches et les traite comme une priorité.
La préparation des équipes
La prochaine étape de la migration vers Office 365 consiste à s’assurer que votre équipe est à bord. Impliquez votre équipe le plus tôt possible. Discutez du processus de migration vers le cloud et de la manière dont il les aidera et fonctionnera avec eux.
Plus important encore, assurez-vous que tout le monde connaît les nombreux avantages que la migration Office 365 apportera à l’entreprise. Soyez aussi honnête que possible tout en mettant l’accent sur les avantages tels que l’amélioration de la sécurité et de la productivité. Déterminez qui utilisera une solution spécifique et quelles tâches il effectuera avec. Cela vous aidera à comprendre qui doit être formé sur cette solution cloud et de quelle formation il a besoin pour être efficace.
Préparer ses données à la migration Office 365
Ne pas prêter une attention particulière à votre plan de migration des données avant de commencer une migration Office 365 peut entraîner l’échec de transition, ou du moins ne pas répondre aux attentes. Votre architecte de migration doit être très impliqué dans le processus de planification de la migration des données.
Vous devez savoir quelles données vous possédez réellement si vous souhaitez les utiliser correctement et en toute sécurité. Les entreprises collectent beaucoup plus d’informations que la plupart des gens ne l’imaginent, et toutes ces données doivent être prises en compte lorsqu’il est temps de les migrer vers Office 365.
Il y a des années, ce processus aurait été long et fastidieux. Mais avec l’aide d’outils comme l’IA de Microsoft, vous pouvez définir vos paramètres de recherche et découvrir ce que vous avez afin de savoir comment traiter ces informations. Ceci est particulièrement utile lorsque vous traitez des fichiers pouvant contenir des informations sensibles telles que des numéros de sécurité sociale, des informations sur les employés ou des coordonnées bancaires.
Une fois que vous avez fait l’inventaire de vos données, vous pouvez décider exactement ce qui doit être priorisé pour l’accès de vos employés (et ce qui doit rester privé).
Réalisez la migration vers Office 365
Les étapes avant la migration sont fondamentales à la bonne réussite de la migration Office 365. En effet, une migration mal menée expose votre entreprise à un risque de perte de données. Ainsi, une fois que vous avez préparé vos actifs numériques et que vous avez votre plan en place, vous pouvez passer à l’action. A la date de transition (qui doit être prédéterminée dans votre plan), vous ou votre partenaire Microsoft migrerez vos informations et passerez de votre ancien service à Office 365.
Le processus de migration
Le processus varie d’une entreprise à l’autre, en fonction des éléments à migrer, mais généralement, le processus de migration Office 365 réel ressemble à ceci :
- Configurer de nouveaux comptes Office 365.
- Copier le courrier (y compris les contacts et les calendriers) vers les comptes Office 365.
- Déplacer toutes les autres données (comme les fichiers stockés migrés vers SharePoint ou OneDrive).
- Transférer les enregistrements MX (enregistrements de courrier) vers Office 365.
Vos utilisateurs devraient pouvoir se connecter à leur nouveau compte Office 365 le jour ouvrable suivant avec tous leurs anciens messages officiellement transférés.
La validation de la migration vers Office 365
Cette étape du processus doit être effectuée lors de votre migration Office 365, mais aussi après la migration. Il existe de nombreuses façons d’examiner le processus et le projet, notamment :
- Passer en revue tous les éléments dont la migration vers Office 365 a échoué et décider des étapes à suivre pour ces données.
- Améliorations apportées au processus (l'équipe du projet ou les utilisateurs ont-ils reçu des commentaires indiquant qu'une ou plusieurs étapes du processus doivent être mises à jour ?).
- Recueillir les commentaires des utilisateurs pour savoir ce qui fonctionne mal.
- Apporter des solutions à tous les problèmes pouvant nécessiter une résolution après la migration. Vous devrez indiquer aux utilisateurs finaux comment personnaliser les préférences et vérifier que leurs informations sont intactes.
- Le suivi post-migration est crucial. La migration des données vers le cloud sans mettre en œuvre les processus et les outils de prise en charge d'Office 365 augmentera les coûts et compliquera la prise en charge à l'avenir.
Déployer les différents comptes Office 365
Microsoft propose Office 365 via une variété de plans conçus pour les petites et les grandes entreprises. L’un des avantages d’Office 365 est la possibilité de les combiner au sein de votre organisation et de passer facilement d’un plan à l’autre. Après avoir déterminé quels systèmes sont impactés par la migration, les entreprises peuvent décider quel plan répond à leurs besoins spécifiques.
Vous avez le choix entre plusieurs options et abonnements Office 365 :
- Si vous souhaitez simplement déplacer votre messagerie vers le Cloud, vous pouvez obtenir un plan Exchange Online pour 4 $/utilisateur/mois. Mais Office 365 Business Essentials commence à 5 $/utilisateur/mois. Cela vaut peut-être la peine d'envisager de payer 1 à 2 $ supplémentaires par mois par utilisateur pour obtenir le stockage en ligne et d'autres applications.
- Office 365 Business Premium inclut des applications que vous ne pouvez pas obtenir sur d'autres plans.
- Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que la conférence PSTN ou des fonctionnalités de sécurité avancées, vous aurez besoin d'Office 365 Entreprise E5.
- Il existe des fonctionnalités supplémentaires, telles que Advanced Threat Protection et Exchange Online Archiving, disponibles en tant que modules complémentaires.
- Si vous devez mettre à niveau les systèmes d'exploitation ou si la sécurité est une priorité absolue pour vous, vous pouvez également envisager Microsoft 365, qui comprend Office 365, Enterprise Mobility + Security et Windows 11 Enterprise.
Lors de la sélection d’un plan, il est également important de prendre en compte le nombre de licences nécessaires. Chaque plan comprend des frais mensuels par utilisateur. Ces plans sont également plafonnés à un maximum de 300 utilisateurs. Si des licences supplémentaires sont nécessaires, l’entreprise devra travailler avec un expert Microsoft pour mettre en place des solutions personnalisées.
Renforcer la sécurité des données lors de la migration Office 365
La sécurité des données pendant la migration Office 365 est l’une des principales préoccupations de la plupart des entreprises. Les données en déplacement sont-elles en sécurité ? Y a-t-il des tiers impliqués qui pourraient accéder aux données migrées ? Certains objets peuvent-ils être corrompus lors d’un déplacement ? Ces questions hantent les administrateurs confrontés à la tâche de migration.
Les professionnels de l’informatique tels les intégrateurs Office 365 vérifieront toujours deux fois si leurs données sont en sécurité. Office 365 dispose de technologies telles que l’authentification multifacteur, le pare-feu, l’archivage, l’anti-spam DLP, le cryptage et la gestion des droits, ainsi que la gestion des appareils.
Il y a toujours des implications en matière de sécurité lors de la migration de systèmes hérités vers Office 365. Si vous êtes dans un secteur réglementé, tel que la santé ou la finance, vous ne pouvez pas perdre ou exposer les données du client.
La solution pare-feu pour renforcer la sécurité de base
Office 365 bénéficie d’une sécurité intégrée haut de gamme. Mais toutes les applications cloud ne disposent pas d’une sécurité aussi étendue. La meilleure façon de comprendre et de gérer toutes les applications cloud, pas seulement Office 365, est d’utiliser un pare-feu basé sur le cloud. Un pare-feu cloud est un meilleur moyen de gérer la sécurité dans une architecture cloud car il vous permet d’optimiser votre réseau et votre sécurité, de comprendre le trafic et de reconnaître l’identité d’un utilisateur, d’une application et d’un emplacement, et de voir si un appareil est autorisé.
Les solutions anti-spam et archivage sur Microsoft Exchange
Si vous avez acheté des licences pour Microsoft 365 ou si vous avez souscrit à un plan professionnel Office 365, vous savez sans doute que cela inclut le filtrage anti-spam Microsoft 365, qui offre une protection contre les menaces de messagerie internes et externes.
Au niveau le plus élémentaire, la protection anti-spam Microsoft 365 et Office 365 provient d’Exchange Online Protection (EOP). EOP offre une protection contre les spams par e-mail, les attaques de phishing de base, l’usurpation d’e-mails et la diffusion de logiciels malveillants et de ransomwares. EOP fonctionne raisonnablement bien pour bloquer les spams, les filtres anti-spam de Microsoft 365 bloquant 99 % des spams (selon Microsoft). En outre, les solutions d’archivage d’e-mails de Microsoft Exchange utilisent la fonction de journalisation d’Office 365 pour conserver chaque e-mail dans un environnement sécurisé.
Les solutions de restauration de données avec OneDrive et SharePoint
Office 365 est non l’une des suites logicielles les plus populaires pour les entreprises, mais aussi un excellent outil de mobilité et de collaboration à distance pour les salariés. Compte tenu du volume de données que les organisations stockent dans les applications Microsoft 365 telles qu’Exchange Online et SharePoint Online, les entreprises doivent soigneusement élaborer un pra informatique et réfléchir à la manière de protéger le plus efficacement ces données contre les pertes liées à un sinistre.
Le processus de formulation d’un plan de reprise après sinistre Microsoft 365 n’est pas trop différent de la création d’un plan pour protéger tout autre type de données. L’une des premières choses que vous devez considérer est l’endroit où vous pouvez restaurer les données. Si vous sauvegardez des données Microsoft 365, vous devez être en mesure de restaurer ces données dans le cloud Microsoft 365. Toutefois, si vous disposez d’un environnement hybride, vous devriez également pouvoir restaurer les données sur vos serveurs sur site. Idéalement, votre produit de sauvegarde devrait vous permettre de restaurer des ressources sur site dans le cloud Microsoft 365.
Le déploiement d’une solution tierce capable de sauvegarder et stocker tous les fichiers de vos sites SharePoint Online et OneDrive Entreprise dans une modern workplace est recommandé.
Privilégiez le mode hybride pour la migration Office 365
Il existe différentes méthodes de migration vers Office 365. L’une des méthodes les plus efficaces reste le mode hybride.
En effet, la migration hybride fait référence à un déploiement spécifique d’Exchange Hybrid. Le meilleur conseil est de se faire accompagner par un partenaire Microsoft expérimenté pour sa migration vers Office 365. Cela vous assure une migration réussie et construite sur vos besoins.
De plus, migrer en mode hybride vous permet également de comprendre les tenants et les aboutissants des licences, du déploiement, du dépannage et de la gestion d’Office 365 Hybrid. La migration vers le mode hybride de Microsoft Office 365 apporte également la synchronisation entre l’annuaire Microsoft AD (Active Directory) sur site et le magasin d’identités Microsoft Office 365 sur le cloud avec Microsoft Azure Active Directory Connect.
