Accéléré par l’avènement du Cloud Computing, du « Modern Workplace » et du concept de « Modern Desktop » récemment initié par Microsoft, la firme américaine a repensé ses logiciels bureautiques pour mieux convenir aux besoins des entreprises, notamment des PME et des ETI.
De ce fait, lors du choix des configurations adéquates de ses produits, il est plus que nécessaire de faire appel à un intégrateur Office 365 spécialisé. En effet, avec l’expertise en matière d’intégration de logiciels, il serait possible d’optimiser les coûts lors de l’installation de l’outil en question. Le prestataire s’assurera que le produit acheté est convenable à l’organisation et que les finalités de l’installation s’accordent avec les attentes de l’entreprise. Découvrez dans cet article comment évaluer vos besoins et vous faire accompagner au mieux.
Evaluez votre besoin en suite logicielle en amont avec un cahier des charges
Le cahier des charges permet d’expliciter les besoins et les attentes de l’organisation en matière d’infrastructure logicielle. Effectivement, ce document fait office de support de communication entre l’entreprise et l’intégrateur Office 365. Ce qui est essentiel car des directives mal comprises conduisent souvent à des résultats non adaptés aux besoins.
Lors de la rédaction du cahier des charges, il est nécessaire d’y inclure quelques informations générales relatives l’entreprise, notamment sa nature, son secteur d’activité et son organisation structurelle. Dans ce document devrait figurer également les différents aspects techniques et fonctionnels de l’installation afin que cette dernière puisse s’intégrer facilement au système d’information existant. Enfin, énumérez les besoins et les attentes de l’entreprise en matière d’infrastructure logicielle afin de faciliter le travail de votre intégrateur Office 365.
Au stade initial de la planification du projet, de nombreux éléments du cahier des charges doivent être établis. La base de cette action est avant tout une évaluation des besoins de l’utilisateur, auxquels la suite logicielle est destinée.
Il faut aussi savoir qu’il existe différents abonnements Office 365.
Favorisez l’expertise et la connaissance sur les technologies Microsoft 365
Jusqu’à aujourd’hui, Microsoft est la seule firme proposant à la fois une suite bureautique professionnelle intégrée au Cloud et une prise en charge intégrale du travail collaboratif.
La suite Office 365 dispose également de tous les outils dont votre entreprise a besoin. En effet, cette suite avec un véritable écosystème permet d’accéder à un éditeur de texte, un planificateur de tâches, un logiciel de présentation, des services de messageries et bien d’autres encore. Votre intégrateur Office 365 vous aidera à déployer ces solutions familières au sein de votre système informatique. Sur ce fait, il n’est que rarement nécessaire de faire appel à des logiciels tiers pour les besoins des collaborateurs.
Avec ses décennies d’expertise en la matière, Microsoft est aujourd’hui considérée comme la référence mondiale dans le domaine de la conception logicielle. De plus, avec le concept de Cloud Computing et du Modern Desktop, Microsoft met la communication et la collaboration comme principal atout.
Par conséquent, grâce à votre intégrateur Office 365, votre suite Microsoft 365 offre un gain de productivité considérable, plus particulièrement en raison de l’efficience au travail, de la réduction des pertes de temps, de la flexibilité et de l’adaptabilité des logiciels. Que ce soit des solutions de gestion, des logiciels de rédaction ou de calcul, l’implémentation de cette suite logicielle permet à votre entreprise une transformation numérique en profondeur. En effet, elle offre plus de sécurité, d’automatisation, de traçabilité et des outils agiles pour une prise de décision et un travail plus efficace.
Préparez les utilisateurs au changement avec une formation Office 365
Comme pour tout déploiement d’une nouvelle technologie, les entreprises (qu’il s’agisse de grandes entreprises, de pme-pmi ou encore tpe) pour la plupart se concentrent trop sur l’aspect technique de la mise en œuvre. Cependant, la gestion du changement est tout aussi importante lors du déploiement ou la migration Office 365. La suite Microsoft offre de nouvelles possibilités et, dans certains cas, des façons très différentes de travailler pour vos employés, auxquelles ils doivent s’habituer. L’ensemble des salariés devra être formé sur la manière d’utiliser ces nouveaux outils informatiques. Entre aide décisionnelle, gestion de projet, planning, environnement évolutif et bien d’autres, vos employés devront connaitre l’objectif de chaque logiciel de la suite Microsoft pour en connaitre ses objectifs et comment l’utiliser au quotidien.
L’introduction d’un élément nouveau dans le système d’information de l’entreprise entraîne généralement quelques gènes pour les employés. Avec la modification des méthodologies de travail et l’innovation apportée par ces « nouvelles technologies », il peut être jugé intéressant d’organiser quelques séances de formation via votre intégrateur Office 365 pour les usagers du logiciel.
Bien que des notions en logiciels bureautiques et quelques connaissances de base en informatique suffisent à un utilisateur d’utiliser indépendamment Office, il est tout de même nécessaire d’organiser des séances de formation afin de profiter pleinement des avantages offerts par ses nouvelles fonctionnalités, notamment du travail collaboratif et de l’informatique en nuage. Les solutions cloud peuvent paraitre intuitif pour certains de vos employés, mais ce n’est pas le cas de tous. L’usage du cloud computing en plus d’offrir un espace personnalisé et accessible depuis n’importe quel ordinateur, il permet d’assurer une certaine sauvegarde des données.
Durant cette phase, il peut s’avérer également crucial de recueillir quelques retours de la part des futurs usagers du logiciel (avis personnels, suggestions d’amélioration, etc.). A partir de là, il est possible pour l’organisation d’appliquer progressivement les changements dans ses méthodes de travail. En effet, la prise en main doit se faire pas à pas au risque de troubler l’organisation de l’entreprise.
Lors d’une transition technologique, surtout lorsque cela concerne directement les collaborateurs, une démarche improvisée est fortement déconseillée au risque de ne causer que des désagréments. Un changement bien préparé avec votre intégrateur Office 365 par ailleurs fera profiter à l’entreprise de tout l’avantage du nouveau produit.
Les solutions d'Office 365
Dans le secteur professionnel, Office 365 confirme sa position de leader dans le domaine des solutions IT. Cette solution est complète, elle inclut tous les logiciels de base : que ce soit envoi de mails, édition des documents ou effectuer des calculs complexes (Word, Excel, Power Point, …). Mais, en plus de cette suite bureautique de base, Microsoft a su faire évoluer son outil en intégrant des fonctions collaboratives (telles que la solution Teams, SharePoint, Exchange…) accessibles en mode cloud.
Entre la solution de messagerie instantanée Teams, la solution de partage interne SharePoint, améliorer la productivité et collaboration de vos collaborateurs de façon sécurisée. Avec Exchange, la messagerie d’entreprise dans le cloud, vos collaborateurs peuvent accéder à leur mail de n’importe quel endroit dans le monde. Et cela n’est qu’un échantillon des possibles avec Office 365, nombreuses sont encore les applications (Yammer, OneDrive, …).
Découvrez les solutions les plus utilisées au quotidien par nos collaborateurs.
