Cette méthode de communication est devenue encore plus importante depuis que les réunions en présentiel ne sont plus une option.
Pour qu’une organisation maintienne un flux de communication efficace, elle a besoin d’un service de messagerie d’entreprise fiable et sécurisé comme la messagerie Exchange online, elle vous aide à protéger vos données et permet à vos employés de rester connectés grâce à un accès sécurisé et fiable à la messagerie, au calendrier et aux contacts, depuis pratiquement n’importe quel appareil.
Fonctionnement de la messagerie Exchange Online
Microsoft Exchange Online est une solution de messagerie électronique robuste qui améliore la communication, interne et externe, dans une organisation. C’est l’alternative entièrement basée sur le cloud au serveur Exchange. La messagerie Exchange online permet aux utilisateurs de partager des e-mails, des calendriers et des tâches à distance sur plusieurs et différents appareils, ce qui vous permet de profiter de la majorité des avantages offerts par les déploiements Exchange sur site. Sa sécurité fournit un filtrage anti-spam et une analyse des virus et des logiciels malveillants pour protéger vos données contre tout accès non autorisé. Exchange Online peut être obtenu en tant que service autonome ou via un abonnement M365. Il est compatible avec Outlook et permet aux utilisateurs d’accéder facilement à leurs données de messagerie même lorsqu’ils sont éloignés de leurs réseaux d’entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités spécifiques à la messagerie Exchange Online ?
Voici quelques-unes des fonctionnalités que les utilisateurs obtiennent en utilisant Microsoft Exchange Online :
- Boîte aux lettres intelligente : Gérez une meilleure boîte de réception personnalisée et comprenant des outils plus utiles. De plus, vous pourrez consulter et répondre aux e-mails plus efficacement et plus intelligemment. Vous obtiendrez des résultats plus détaillés et plus rapides grâce aux améliorations de la recherche. Vous pouvez vous connecter aux services actuels et à la gamme interne d'applications professionnelles avec des compléments.
- Sécurité des données : Le service de messagerie Exchange online fournit des outils intégrés qui protègent contre les spams et les programmes malveillants. Il protège les communications et les informations sensibles grâce à une analyse intelligente et approfondie du contenu
- Facile à utiliser et à entretenir : Il est plus facile que jamais de fournir à vos utilisateurs la messagerie professionnelle dont ils ont besoin pour rester productifs. La correction automatique élimine le temps et les efforts de maintenance de votre système. Offrez à vos employés une archive sur place, afin qu'ils puissent conserver toutes leurs données importantes au même endroit. Et fournissez-leur, grâce à cet outil de mobilité, un accès partout à la messagerie, au calendrier et aux contacts sur tous les principaux navigateurs et sur tous les appareils. L'intégration avec Outlook signifie qu'ils profiteront d'une expérience de messagerie riche avec un accès hors ligne.
- Prévention des pertes de données : Exchange Online est doté de fonctionnalités de prévention des pertes de données. Ces fonctionnalités permettent d'empêcher vos employés d'envoyer par erreur des données cruciales de l'entreprise à des tiers non autorisés. Des fonctionnalités telles que des capacités de récupération de données, des serveurs globalement redondants et une équipe d'experts en surveillance de la sécurité garantissent qu'Exchange Online est capable de protéger vos données sensibles.
- Intégration Outlook : Bénéficiez d'une meilleure expérience de messagerie prenant en charge l'accès hors ligne avec l'intégration d'Outlook.
- Fonctionnalités multi-géo : Développez votre entreprise avec la fonctionnalité de contrôle de l'emplacement des données par utilisateur d'Exchange Online.
- Calendriers partagés, contacts et gestion des tâches : Exchange Online, grâce à FindTime, l'application qui rend l'organisation de réunions simple et rapide, prend en charge des fonctionnalités de planification personnelle, de groupe et de ressources qui s'intègrent de manière transparente avec les e-mails, les contacts et les tâches. Vos employés peuvent planifier des événements sur plusieurs calendriers, partager les détails de leurs calendriers ou afficher plusieurs calendriers simultanément.
- Fonctionnalités d'archivage en ligne Exchange : Avec la messagerie Exchange online, les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités d'archivage avancées. Avec une boîte aux lettres d'archivage fonctionnant parallèlement à la boîte aux lettres principale, ils bénéficient d'une meilleure sécurité.
- Productivité accrue : La messagerie Exchange online aide les employés à être plus productifs en offrant des choix de communication via plusieurs appareils. Avec des fonctionnalités telles que la boîte de réception de groupe, le calendrier et les onglets de conversation, les communications peuvent se dérouler de manière transparente. Avec le logiciel OneDrive ajouté, des modifications peuvent être apportées aux fichiers en temps réel. Cela garantit que tout le monde dans l'équipe est sur la même longueur d'onde.
Quelle est la différence entre la messagerie exchange Online et sur pc ?
Pour toute entreprise, la connectivité et la communication sont d’une grande importance. En tant que nom renommé dans le domaine informatique, Exchange de Microsoft est resté un choix de premier plan pour les entreprises à la recherche d’une plateforme collaborative de messagerie complète. Au cours des dernières années, le nombre de boîtes aux lettres exécutées sur Exchange Online a considérablement augmenté. En 2015, les utilisateurs de la messagerie Exchange online avaient atteint le chiffre de 80 millions, et aujourd’hui, ce nombre ne cesse d’augmenter.
Il existe deux versions des solutions Microsoft Exchange : On-Premises (sur site) et cloud, et de nombreuses organisations ont du mal à se prononcer sur la version à opter. La principale raison est le manque de compréhension d’Exchange Online par rapport à On-Premises.
D’un point de vue plus large, Exchange Online l’emporte sur Exchange On-Premises en ce qui concerne les caractéristiques et les fonctionnalités. Exchange On-Premises, par contre, peut s’avérer être une solution efficace pour gérer des projets spécifiques dans les petites entreprises.
Alors qu’Exchange Online est un service d’hébergement de messagerie basé sur le cloud, Exchange On-Premises s’exécute sur des serveurs physiques ou virtuels dédiés. Par conséquent, Microsoft Exchange On-Premises nécessite beaucoup de maintenance. Pour l’utiliser, vous aurez besoin d’une licence de serveur ainsi que de licences d’accès client qui permettront à vos employés d’accéder au système et de l’utiliser. D’autre part, pour utiliser Exchange Online, vous n’avez qu’à payer le montant mensuel facturé pour un forfait.
Étant donné qu’Exchange Online est hébergé sur le cloud, il est évolutif. L’un des avantages les plus importants d’Exchange Online est sa capacité à s’adapter sans problème en fonction des besoins d’une entreprise. Un propriétaire d’entreprise n’a qu’à payer les frais mensuels en fonction du nombre d’utilisateurs actuels.
Les avantages de la solution messagerie exchange Online
Microsoft positionne la messagerie Exchange online comme un moyen de réduire la charge de travail d’un personnel informatique. Il faut du temps et des efforts pour maintenir une version sur site d’Exchange pour s’assurer que la messagerie, les calendriers et les autres fonctionnalités de messagerie fonctionnent comme prévu. Voici les autres avantages d’Exchange Online :
Messagerie collaborative
Permettez à vos utilisateurs de collaborer sur des projets, de se familiariser rapidement avec les équipes qu’ils rejoignent et de partager facilement des informations. Facilitez la gestion des communications d’équipe et de projet pour vos utilisateurs. Permettez aux utilisateurs d’avoir accès aux versions actuelles des documents de leur équipe et d’accéder à des informations partagées directement depuis Outlook. Vos utilisateurs disposeront de nouveaux outils puissants pour être productifs au sein de leurs équipes et vous pourrez gérer les informations dans les emplacements où ces informations étaient censées être stockées. La co-création, le stockage de documents et la gestion des versions sont assurés par SharePoint tandis que la messagerie est gérée par Exchange avec une expérience utilisateur complète dans Outlook.
Une messagerie professionnelle personnalisable
Personnalisez la messagerie Exchange online en intégrant des applications Web pertinentes pour Office dans Outlook et Outlook Web App : aidez vos utilisateurs à passer moins de temps à basculer entre les applications et à rendre leur expérience de communication plus puissante avec un modèle d’extension qui vous permet de fournir un accès facile aux plug-ins à la fois sur le client riche et expériences Outlook basées sur le Web. Vous pouvez minimiser la complexité avec une connexion unique à plusieurs applications et accorder un accès sécurisé conçu pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent utiliser chaque application approuvée.
Stockage puissant et adaptable
Un utilisateur de la messagerie Exchange online peut disposer de 100 Go d’espace de stockage dans la boîte aux lettres d’archivage. Les limites de stockage Office 365 (précisément Exchange Online) pour les boîtes aux lettres varient d’un plan d’abonnement à un autre et dépendent du type de boîte aux lettres et de la licence attribuée à un utilisateur. La taille de boîte aux lettres standard pour la plupart des plans d’abonnement est de 50 Go. La limite de taille de boîte aux lettres Office 365 pour le plan d’abonnement premium est de 100 Go.
En ce qui concerne les boîtes aux lettres d’archivage, les limites de stockage des e-mails Office 365 sont de 50 Go pour la plupart des plans d’abonnement et un stockage d’archives illimité avec extension automatique est fourni pour les meilleurs plans d’abonnement.
La sécurité chez Microsoft : une priorité
Exchange Online dispose d’une protection automatique permanente et d’un personnel dédié pour protéger les composants de l’infrastructure matérielle et logicielle contre les nouvelles menaces et vulnérabilités. L’application des correctifs est automatique pour les clients et la maintenance est toujours à jour.
Quelles sont les fonctionnalités spécifiques à la messagerie Exchange Online ?
Voici quelques-unes des fonctionnalités que les utilisateurs obtiennent en utilisant Microsoft Exchange Online :
- Boîte aux lettres intelligente : Gérez une meilleure boîte de réception personnalisée et comprenant des outils plus utiles. De plus, vous pourrez consulter et répondre aux e-mails plus efficacement et plus intelligemment. Vous obtiendrez des résultats plus détaillés et plus rapides grâce aux améliorations de la recherche. Vous pouvez vous connecter aux services actuels et à la gamme interne d'applications professionnelles avec des compléments.
- Sécurité des données : Le service de messagerie Exchange online fournit des outils intégrés qui protègent contre les spams et les programmes malveillants. Il protège les communications et les informations sensibles grâce à une analyse intelligente et approfondie du contenu
- Facile à utiliser et à entretenir : Il est plus facile que jamais de fournir à vos utilisateurs la messagerie professionnelle dont ils ont besoin pour rester productifs. La correction automatique élimine le temps et les efforts de maintenance de votre système. Offrez à vos employés une archive sur place, afin qu'ils puissent conserver toutes leurs données importantes au même endroit. Et fournissez-leur, grâce à cet outil de mobilité, un accès partout à la messagerie, au calendrier et aux contacts sur tous les principaux navigateurs et sur tous les appareils. L'intégration avec Outlook signifie qu'ils profiteront d'une expérience de messagerie riche avec un accès hors ligne.
- Prévention des pertes de données : Exchange Online est doté de fonctionnalités de prévention des pertes de données. Ces fonctionnalités permettent d'empêcher vos employés d'envoyer par erreur des données cruciales de l'entreprise à des tiers non autorisés. Des fonctionnalités telles que des capacités de récupération de données, des serveurs globalement redondants et une équipe d'experts en surveillance de la sécurité garantissent qu'Exchange Online est capable de protéger vos données sensibles.
- Intégration Outlook : Bénéficiez d'une meilleure expérience de messagerie prenant en charge l'accès hors ligne avec l'intégration d'Outlook.
- Fonctionnalités multi-géo : Développez votre entreprise avec la fonctionnalité de contrôle de l'emplacement des données par utilisateur d'Exchange Online.
- Calendriers partagés, contacts et gestion des tâches : Exchange Online, grâce à FindTime, l'application qui rend l'organisation de réunions simple et rapide, prend en charge des fonctionnalités de planification personnelle, de groupe et de ressources qui s'intègrent de manière transparente avec les e-mails, les contacts et les tâches. Vos employés peuvent planifier des événements sur plusieurs calendriers, partager les détails de leurs calendriers ou afficher plusieurs calendriers simultanément.
- Fonctionnalités d'archivage en ligne Exchange : Avec la messagerie Exchange online, les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités d'archivage avancées. Avec une boîte aux lettres d'archivage fonctionnant parallèlement à la boîte aux lettres principale, ils bénéficient d'une meilleure sécurité.
- Productivité accrue : La messagerie Exchange online aide les employés à être plus productifs en offrant des choix de communication via plusieurs appareils. Avec des fonctionnalités telles que la boîte de réception de groupe, le calendrier et les onglets de conversation, les communications peuvent se dérouler de manière transparente. Avec le logiciel OneDrive ajouté, des modifications peuvent être apportées aux fichiers en temps réel. Cela garantit que tout le monde dans l'équipe est sur la même longueur d'onde.
Comparatif sur la messagerie Exchange Online et Gmail Online
Google améliore continuellement ses produits pour répondre aux besoins des consommateurs et des entreprises en matière de communication, de publicité, de collaboration et de divertissement à des prix avantageux. Cependant, il existe plusieurs domaines dans lesquels Microsoft Exchange Online offre une meilleure expérience de communication professionnelle pour les utilisateurs. Microsoft Exchange et Gmail sont tous deux capables d’offrir des services de messagerie hébergés. Gmail est plus attrayant pour les organisations qui cherchent à réduire le coût de la gestion globale. Mais, pour les organisations qui souhaitent travailler via un service de messagerie qui peut assurer une transmission sécurisée des données sensibles. En effet, Microsoft est capable de garantir la confidentialité des données dans Exchange. Voici une comparaison plus détaillée entre les deux plateformes :
- Fonctionnalités : Gmail et Exchange sont tous deux dotés de certaines fonctionnalités similaires, notamment des fonctionnalités de sécurité robustes avec un système d'authentification à deux facteurs pour protéger les comptes d’utilisateurs.
- Stockage : La messagerie Exchange online et Gmail pour les entreprises diffèrent en termes d'espace de stockage fourni aux organisations utilisatrices dans le cadre de ces services. Alors que tous les utilisateurs d'Exchange disposent de 100 Go d'espace pour leurs e-mails, contre 30 Go fournis aux utilisateurs de Gmail. En plus de cela, les utilisateurs d'Exchange sont autorisés à envoyer des e-mails d'une taille maximale de 150 Mo, tandis que les utilisateurs de Gmail sont limités à 25 Mo.
- Confidentialité : L'un des principaux inconvénients de l'utilisation de Gmail réside dans le fait que le service de messagerie ne garantit pas la confidentialité des utilisateurs. Google a la mauvaise réputation d'utiliser les informations des comptes de messagerie professionnels pour développer des publicités pour les utilisateurs. Dans le cas où une organisation travaille avec des données sensibles, le meilleur choix de service de messagerie est Microsoft Exchange. Le service est également conforme à la loi HIPAA et indique explicitement que les données transmises via Exchange ne sont pas utilisées pour développer des publicités.
Comment intégrer la messagerie exchange Online à son entreprise ?
Créer et configurer un compte de messagerie Exchange online n’est pas compliqué. Vous pouvez créer facilement un compte Exchange en fournissant une adresse e-mail et un mot de passe, votre courrielleur se chargera du reste et configurera automatiquement votre compte.
Microsoft est connu pour réinventer constamment ses produits, et cela s’applique également à son pack bureautique de renommée mondiale : avec l’introduction d’Office 365, le logiciel de bureautique populaire est désormais disponible dans un modèle d’abonnement, incluant les dernières versions de vos applications Office préférées, notamment Word, Excel et PowerPoint sur n’importe quel appareil… par rapport à Office 2022, le modèle d’abonnement à faible coût Microsoft 365 est idéal pour les entreprises comptant plusieurs employés. Le support technique continu de Microsoft, la fonctionnalité de mise à niveau, le stockage et l’installation en nuage (quel que soit l’appareil) en disent long sur l’abonnement.
