Comment fonctionne Planner ?

S’organiser dans son travail ou dans la vie de tous les jours devient de plus en plus difficile avec l’augmentation de la charge de travail et de tâches à réaliser.

S’organiser dans son travail ou dans la vie de tous les jours devient de plus en plus difficile avec l’augmentation de la charge de travail et de tâches à réaliser. Planifier chaque tâche, estimer son délai et suivre son avancée peut faire perdre beaucoup de temps, et il suffit d’avoir un imprévu pour que l’ensemble du planning soit perturbé. Heureusement, il est possible de compter sur un outil intégré dans la Suite Office 365 pour nous simplifier la tâche, Planner. Un outil de gestion redoutablement efficace qui se combine parfaitement avec le calendrier Outlook.

Un outil de gestion du travail quotidien

L’objectif principal de Planner est de vous aider à organiser vos tâches quotidiennes. Bien que cette fonctionnalité soit déjà présente en utilisant la fonctionnalité “Tâches” d’Outlook, le fonctionnement Planner va beaucoup plus loin. On retrouve une interface complète à cheval entre Microsoft Project et Trello entièrement dédiée à l’organisation du travail. Il est par exemple possible de trier les tâches dans des compartiments et de les rendre récurrentes afin de pouvoir mieux appréhender chaque journée.

Cet outil est bien plus qu’un simple agenda. En plus de disposer d’une interface intuitive et très facile à prendre en main, tous les outils nécessaires à la planification sont intégrés dans le fonctionnement Planner. Vous pouvez donc centraliser toutes vos données en un même point afin de gagner en productivité tout en vous libérant de la charge mentale. Il vous sera possible de créer des plans, d’y ajouter des compartiments, de dupliquer l’ensemble, de suivre l’avancée de vos tâches d’un seul coup d’œil grâce à un rendu visuel. En cas d’imprévu ou de modifications de dernière minute, vous pourrez facilement intégrer les nouvelles tâches prioritaires en déplaçant les différents blocs de manière simple et intuitive.

Un planificateur de tâches communes

Planner, c’est également un excellent outil de gestion de projet. En plus de planifier vos tâches quotidiennes, vous pourrez planifier des projets de grande envergure dont les délais s’étendent sur plusieurs mois voire plusieurs années. Grâce au fonctionnement Planner, vous pourrez attribuer les différentes tâches du projet à des membres de l’équipe en définissant une deadline et un niveau de priorité. Il est possible de mettre plusieurs personnes sur une même tâche et d’avoir une vue d’ensemble du projet dans un kanban en quelques clics. Chaque tâche possède un emplacement fichier, photo et liens afin de pouvoir fournir les documents nécessaires à vos collaborateurs et les rendre accessibles à tout moment.

L’outil ne nécessite pas une grande expertise en statistique pour être pris en main correctement, vous pourrez non seulement planifier votre projet sur un Kanban avec le fonctionnement Planner, mais aussi avoir un suivi en temps réel de la réalisation des différentes tâches. Grâce à l’application Planificateur Microsoft, vous pourrez obtenir des graphiques avec un compte rendu détaillé des différentes avancées. Le support pourra être présenté tel quel devant une assemblée afin de fournir des informations claires et concises sur l’avancée du projet sans perdre de temps à la réalisation du rapport.

Un service Microsoft interconnecté aux autres applications collaboratives

L’outil Planner se veut un espace de travail qui met en avant le travail collaboratif. Après la création du dossier Plan, il est possible d’inviter des collaborateurs à participer au projet. Il sera ensuite possible de leur assigner des tâches pour faire avancer le projet. Pour faciliter la communication, le fonctionnement Planner peut se connecter à différentes applications comme Teams ou Outlook. Il est ainsi possible d’exporter la liste des tâches vers Outlook afin qu’elles apparaissent dans le calendrier de chacun des membres de l’équipe. Cela permet également au fonctionnement Planner d’envoyer des notifications de manière automatique régulièrement afin de tenir informé chaque membre de l’équipe lorsqu’une nouvelle tâche lui est attribuée, où pour lui rappeler que la deadline approche.

L’outil est également compatible avec SharePoint afin de pouvoir rassembler tous les fichiers du projet et être certain que tout le monde puisse travailler sur la même version de celui-ci. Il peut également travailler avec OneNote afin de récupérer les informations d’une réunion ou d’un fichier Word ou Excel. GroupMail se trouve aussi être un module intéressant à combiner puisque vous pourrez de cette manière intégrer une messagerie instantanée à votre projet afin de lui apporter plus de dynamisme. Enfin, il est possible de coupler Planner avec la solution Microsoft Teams pour organiser des réunions. La solution est idéale pour échanger avec un digital worker de manière simple et rapide afin de faire le point sur l’avancée globale du projet ou pour échanger sur une tâche en particulier avec les membres responsables par exemple.

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