Comment rendre une réunion dynamique ?

Pour maintenir l’esprit de groupe avec le développement du télétravail, les managers doivent apprendre à gérer un élément nouveau, la distance.
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 On le sait, les réunions à distance font désormais parties intégrantes du mode de travail en entreprise. Et pour cause ! La crise du Covid-19 a totalement accéléré la virtualisation du travail.

Mais comment les managers se sont adaptés pour créer de la dynamique derrière un écran ? Certain ont opté pour un outil multifonction : discussions instantanées, appel vidéo, partage de documents… D’autres ont opté pour une toute nouvelle façon de procéder tout en gardant les bonnes habitudes des réunions en présentiel. Le tout est d’écouter vos collaborateurs pour ne pas que la réunion en distancielle soit un frein à la productivité, l’intelligence collective, l’engagement ou la motivation.

Découvrez 10 astuces pour rendre une réunion collaborative plus dynamique en distanciel, certaines adaptables en présentiel.

Conseil n° 1 en réunion collaborative, choisir le bon outil

Pour choisir un bon outil de visio-conférence, plusieurs critères doivent être pris en compte, allant du nombre de participants aux outils dédiés associés qui seraient nécessaires (comme un partage d’écran).
Les solutions techniques sont en effet nombreuses : Zoom, Teams, Skype, Google Meet, Webex, Sparkup,…
Le récent confinement nous a montré combien certaines solutions avaient difficilement évolué, les rendant parfois un peu dépassées.

Un bon outil est nécessaire pour rendre une réunion collaborative dynamique et donc interactive. Il faut pour cela un programme accessible facilement à tous les participants. En entreprise, les collaborateurs disposent souvent de Microsoft Teams : intégré à Office 365, Teams dépasse le simple logiciel de visio-conférence en intégrant différentes fonctionnalités Saas.
Microsoft Teams dispose d’une solution gratuite et reprend sinon les fonctionnalités suivantes : Skype Entreprise (appels vidéo ou audio), Exchange (travail en groupware), Sharepoint (partage d’informations) ou encore StahHub (gestion des plannings d’équipes).

Une solution complète est toujours à privilégier, pour ne pas jongler entre différentes techniques selon les besoins du jour.

Choisir le bon outil collaboratif oui mais lequel ?
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Conseil n° 2 en réunion collaborative, vérifier la technique

Expertise modern workplace

Avant de commencer une réunion, le responsable doit vérifier que son équipement technique fonctionne, du micro à la caméra. Il ne doit pas hésiter à avoir sous la main une solution de secours prête avec la possibilité si possible d’une connexion internet de secours : le binôme gagnant est le laptop wifi et le smartphone/tablette 4G.

En effet, pour être dynamique la réunion doit assurer un rendu son et image parfait, idéalement en HD et sans freeze. Sinon, vos participants vont être comme votre connexion… un brin figés ! Pensez aussi aux éventuels contrejours qui peuvent tuer une visioconférence.

Conseil n° 3 en réunion collaborative, faciliter l’accès

L’accès de tous est une priorité : il ne faut pas galérer 10 mn pour se connecter et arriver finalement en retard ! L’idéal est de systématiser l’envoi par mail du lien de connexion vers l’outil collaboratif, au moins 24 heures avant.
Conseillez aux participants de vérifier la veille qu’ils disposent de tous les logiciels éventuels nécessaires.
Des outils comme Microsoft Teams offrent une solution gratuite, accessible à des invités dont on ne connait pas l’équipement de base.
Évitez d’envoyer le lien d’invitation par SMS, privilégiez le mail permettant à chacun un accès simple au choix par laptop, tablette ou smartphone.

application teams microsoft

Conseil n° 4 en réunion collaborative, anticiper les perturbations

Tout doit être simplifié et prévu en cas de rupture de connexion ou de tracas techniques : prévoyez un petit guideline pour savoir que faire si jamais vous ou vos collaborateurs disparaissez.
Anticipez les problèmes de batterie ou de prise électrique !
Essayez de préserver votre bande passante durant toute la réunion : ce n’est pas forcément le bon moment pour partager la connexion avec son enfant qui joue en ligne !
Et n’hésitez pas à couper un flux vidéo si vous constatez un problème de débit.

Conseil n° 5 en réunion collaborative, conserver les habitudes

Pour ne pas perturber les collaborateurs, ils doivent retrouver leurs marques : conservez donc vos habitudes. Préparez cette réunion avant autant de sérieux qu’une réunion physique. Mettez en partage les documents nécessaires au moins la veille, pour les étudier. Faites un tour de table au début et saluez-vous : c’est aussi un moyen de bien comprendre qui est qui si la liaison vidéo n’est pas optimale. Proscrivez toute digression personnelle dont pourraient se sentir exclus les autres participants à la réunion.
Envie d'une réunion alliant efficacité et partage ?

Conseil n° 6 en réunion collaborative, être interactif

tableau interactif

L’un des inconvénients du distanciel est d’arriver à maintenir l’attention : il faut poser sa voix, utiliser des techniques de storytelling, interroger…

De nombreux outils permettent d’animer une réunion pour la rendre plus ludique et donc plus efficace : il est possible de faire à distance des votes en live, des quizz, des nuages de mots…
Certaines applications de visioconférence permettent aussi d’afficher un écran partagé, ce qui facilite certaines explications.

Le tableau numérique ou l’écran interactif sont une solution idéale. Ils amélioreraient de 75 % la participation et l’engagement des participants. Ce gain de productivité s’exprime même en termes de durée, puisqu’une réunion avec tableau numérique aide à gagner 15 mn.
Il faut pour cela une solution qui offre l’accès aux applications Office 365, pour garantir une productivité accrue. Plus la réunion sera interactive, plus vous retrouverez l’esprit d’équipe que le distanciel peut tuer.

Conseil n° 7 en réunion collaborative, être concis

Pour gagner en engagement et en concentration, il faut être concis.
Pour rendre la réunion dynamique, il faut la préparer à l’avance et réfléchir à des taglines, des accroches, des présentations originales.
Même une réunion de brainstorming doit être brainstormée en amont !

On estime la durée optimale d’une téléréunion à 45 minutes.

Conseil n° 8 en réunion collaborative, prendre de nouvelles habitudes

Pour être dynamique, il faut en permanence recadrer l’attention des participants… et donc ne pas les déconcentrer. Coupez le son si vous ne parlez pas et que votre environnement est bruyant, et floutez l’arrière fond si votre logiciel le permet.
Organisez la prise de parole et soyez attentif aux réactions de chacun.

L’idéal est de travailler tous ensemble sur une interface commune, à la manière d’un fichier partagé de Teams : on peut le commenter ou le modifier en direct, chacun pouvant interagir.
Choisissez des solutions nouvelles simples, pour ne pas pénaliser les moins technophiles.

travail collaboratif

Conseil n° 9 en réunion collaborative, conclure clairement

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Une réaction dynamique se caractérise aussi par une fin claire et nette, qui ne doit pas se diluer.
Il faut résumer, fixer les prochaines étapes, répartir les tâches… et se quitter !
Un mail ou un questionnaire en ligne type Typeform permettent de remercier les intervenants et de les interroger sur leur ressenti ou leurs suggestions.

Conseil n° 10 en réunion collaborative, garder une trace

Comme pour une réunion « traditionnelle », il faut conserver une trace, soit sous forme de résumé, soit en conservant l’enregistrement après accord préalable de tous les participants.

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