Comment travailler en collaboration ?

Le travail d’équipe peut fournir une force collective et une endurance à votre entreprise ou organisation. Des équipes solides peuvent aider votre groupe à être plus productif.

Votre organisation doit compter sur les employés non seulement en tant qu’individus, mais aussi en tant qu’équipe. Bien que le travail à distance ou hybride ait pu diviser physiquement votre équipe, il est probable que votre travail nécessite toujours une collaboration quasi constante.

Les employés passent en moyenne 

50%

 de leur journée de travail à collaborer avec les autres. Mais un maillon faible dans la collaboration de votre équipe peut entraîner une mauvaise communication et de la confusion. C’est pourquoi travailler en collaboration de manière efficace est si important.

Au programme de cet article

À quoi reconnaît-on un bon travail en collaboration ?

Le travail d’équipe peut fournir une force collective et une endurance à votre organisation. Des réunions d’équipe solides peuvent aider votre groupe à être plus productif et à créer un environnement plus convivial et plus ouvert. En inculquant des habitudes de travail d’équipe positives, vous pouvez créer un groupe puissant capable de résoudre même les problèmes les plus difficiles.

Le partage d’informations (brainstorming)

Le brainstorming doit être utilisé pour développer autant d’idées que possible, ouvrir de nouvelles voies et créer de nouvelles possibilités. Il ne doit pas être utilisé pour approfondir des concepts ou planifier des tactiques, et d’une manière générale, il sera plus utile au début d’un projet lorsque vous examinez de nombreuses directions possibles. Un brainstorming de groupe productif peut vraiment ressembler à une victoire : l’équipe repart avec un sentiment d’énergie, d’accomplissement et d’enthousiasme pour les prochaines étapes.

Des équipes complémentaires

Qu’est-ce que certains des meilleurs lieux de travail au monde ont en commun ?

Ils s’efforcent de connecter leurs employés pour former des équipes et des réseaux sociaux plus solides. Non seulement travailler en collaboration et vers le même objectif insuffle aux membres de l’équipe un sens aigu de l’objectif, mais la collaboration permet également aux membres de l’équipe de combler les lacunes de compétences de chacun et de répartir le travail pour jouer sur les forces de chacun.

Une bonne communication

Une communication claire favorise une collaboration efficace. Une communication claire des objectifs, des besoins et des progrès est le seul moyen pour une équipe de travailler en collaboration et de rester sur la bonne voie. Les outils de communication, les réunions d’équipe et même les guides visuels sont pratiques pour communiquer l’avancement du travail et atteindre l’objectif commun vers lequel votre équipe travaille.

Orienter votre communication vers une collaboration efficace demande du bon sens et de la courtoisie. La communication de votre entreprise peut faire ou défaire la tâche à accomplir. Rendez les choses personnelles et aimables, écoutez attentivement et soyez concis. Une équipe qui pose des questions claires et donne des réponses claires collaborera bien.

La confiance au sein de l’équipe

Les gens ont besoin de se sentir en sécurité pour donner et recevoir des commentaires véritablement constructifs, être inspirés par un objectif commun et avoir les outils et les opportunités pour se connecter. Cela ne peut se produire que dans un environnement de confiance où les employés ont le sentiment que leurs coéquipiers et leurs dirigeants ont à cœur leurs meilleurs intérêts.

Les challenges du travail en collaboration

accompagnement

C’est une chose de reconnaître l’importance fondamentale de la collaboration sur le lieu de travail, mais c’en est une autre de cultiver un environnement de travail collaboratif. Tout succès à faire de la collaboration une caractéristique profondément enracinée de la culture de votre entreprise nécessitera un effort concerté. Il existe de nombreux obstacles et défis à surmonter, et vous devrez être équipé des bonnes stratégies de collaboration pour les surmonter et d’une modern workplace.

Voici quelques-uns des obstacles les plus courants que les stratégies de collaboration peuvent vous aider à surmonter :

Une adoption aux procédures et outils lente

Les outils collaboratifs sont incontournables dans le monde du travail d’aujourd’hui. Ils permettent aux employés de travailler en collaboration sur des projets avec leurs collègues, qu’ils soient au bureau ou à travers le monde, ce qui est de plus en plus important à mesure que le travail hybride et à distance continue de gagner en popularité.

Mais, de nombreuses organisations ont du mal à adopter des outils pour travailler en collaboration. Et non seulement l’adoption aux procédures et outils peut être un processus lent, mais elle peut également être difficile, les employés ont du mal à comprendre comment gérer la technologie et intégrer le nouvel outil collaboratif dans leur flux de travail quotidien.

Cependant, il existe des moyens de rendre le processus plus efficace. Alors que les DSI déploient de nouveaux outils collaboratifs, ils ont besoin d’un plan clair pour s’assurer que les technologies sont adoptées par leurs employés et que la collaboration que ces technologies permettent est transparente et efficace pour l’ensemble de leur équipe, qu’ils travaillent à distance, au bureau, ou une combinaison des deux.

Comparatif des outils collaboratifs

La création d’un espace de partage

Le partage de fichiers est souvent la première étape d’un travail en collaboration, suivie d’une action consistant soit à conserver le contenu pour référence future, soit à le rendre disponible pour discussion et co-création avec d’autres. Un espace de partage fonctionne comme un « dossier virtuel », dans lequel vous pouvez stocker et organiser des fichiers dans votre espace nommé de manière appropriée. Les services basés sur le cloud offrent de nouvelles façons de stocker et de partager des informations entre les personnes et les appareils, mais ajoutent également de la complexité à la gestion des informations.

Un nombre d’informations trop important

Bien qu’une équipe puisse être composée de grands esprits, le fait d’avoir trop de personnes travaillant sur la même tâche peut nuire au succès. Par exemple, avoir trop de décideurs ou de chefs de projet pourrait créer une boucle de rétroaction sans fin.

Le partage d’informations avec de nombreuses personnes peut générer trop d’opinions qui ralentissent les processus. Cela pourrait également faire perdre de vue aux membres de l’équipe les buts et les objectifs du projet.

L’impasse pour trouver une décision commune

Parvenir à une décision d’équipe avec laquelle tout le monde est d’accord est une entreprise compliquée et parfois impossible. Il n’y a pas de recette magique qui permettra à chacun d’atteindre une harmonie parfaite. Pourtant, puisque la performance d’une équipe implique de prendre en compte les besoins et les opinions de chaque membre du groupe, pouvoir arriver à une décision équitable le plus efficacement possible est important pour le fonctionnement du groupe.

messagerie entreprise
Découvrir les outils pour optimiser le travail en collaboration

Des résultats dans un premier temps assez lent

De nombreux processus prennent beaucoup plus de temps lorsqu’une équipe est impliquée. Beaucoup plus de coordination, de répartition du travail, de rétroaction et d’organisation générale sont nécessaires lorsqu’un projet est abordé par une équipe plutôt qu’un individu. Dans un premier temps, sans un bon management, cela peut faire en sorte que le projet prenne plus de temps, coûte plus cher et consomme davantage de ressources de l’organisation (par exemple, papeterie, électricité, déplacements, heures de travail rémunérées).

Les décisions peuvent également être plus difficiles à atteindre dans une situation de groupe, ce qui peut ralentir la progression vers les objectifs. Bien qu’il soit parfois nécessaire d’examiner minutieusement un problème sous tous ses angles et de noter les avantages et les inconvénients de chaque solution potentielle, trop de discussions peuvent facilement conduire à l’inaction.

Les outils essentiels pour le travail en collaboration

Tout comme la communication, la collaboration sur le lieu de travail est toujours facilitée par les bons outils. Pour que la collaboration reste efficace, il faut comprendre les processus qui fonctionnent pour votre équipe. Voici quelques uns des meilleurs outils collaboratifs à considérer pour améliorer la collaboration dans votre milieu de travail :

Un intranet ou réseau social d’entreprise

Les médias sociaux pour les entreprises (outils RSE) appartiennent à la catégorie des logiciels de collaboration d’entreprise et ressemblent à des sites de réseaux sociaux tels que Facebook et Twitter, mais sont conçus spécifiquement pour les entreprises. Un RSE permet le crowdsourcing, la communication synchrone et asynchrone et l’intégration avec d’autres outils commerciaux (comme les applications de partage de fichiers). Ceci est particulièrement utile dans les grandes organisations cloisonnées. Les gens peuvent rester au courant des problèmes entre les équipes, de la même manière qu’ils peuvent utiliser les médias sociaux pour rester en contact avec des parents éloignés. Les fonctionnalités sociales de Yammer et Office Sharepoint permettent aux organisations de centraliser les conversations, quel que soit l’endroit où se trouve votre équipe dans le monde.

Un outil de partage de fichiers

Le cloud computing est aujourd’hui l’épine dorsale de la plupart des logiciels de collaboration d’entreprise. C’est ce qui permet aux petites entreprises d’utiliser des outils puissants sans acheter de serveurs ni stocker quoi que ce soit sur place. En ce qui concerne les types d’outils de collaboration, le stockage dans le cloud et le partage de fichiers vous permettent de faire beaucoup : de la simple sauvegarde sécurisée des fichiers et du stockage à distance via le cloud à l’édition et à la collaboration sur des documents en temps réel.

Les outils de partage de fichiers comme Google Workspace, SharePoint ou encore Dropbox vous permettent de transférer des fichiers, de les distribuer et d’y donner accès. Les fichiers partagés peuvent être de différents types ; logiciels, livres, vidéos, documents, etc. Ces outils évitent de tout transférer par e-mail et de saturer les boîtes de réception de fichiers lourds.

Un outil de communication instantanée

Vous avez sûrement déjà entendu parler de la solution Teams. C’est l’une des applications de messagerie les plus utilisées par les équipes du monde entier.

Les équipes communiquent entre elles à l’intérieur des canaux. Ces canaux peuvent être attribués à des services ou à des problèmes et utilisés pour suivre et archiver les conversations afin d’aider les équipes à en faire plus.

Les membres de l’équipe peuvent également rechercher des canaux, ainsi que s’intégrer à des applications telles que Ziflow, Google Calendar, Zoom et DropBox, pour maximiser le temps efficacement.

teams

Un outil de gestion de projet

Les outils collaboratifs et de gestion de projet tels que Trello et Wimi décomposent les grands projets en tâches plus petites qui peuvent être attribuées à des personnes individuelles en tenant compte des imprévus et des délais. De nombreux outils de gestion de projet se doublent d’un outil de gestion des tâches ou s’intègrent à un seul, offrant aux membres de l’équipe un pipeline de tâches à accomplir au cours d’une journée ou d’une semaine qui contribuent à un projet plus vaste. Il existe également de nombreux outils logiciels de gestion de projet intégré à vos abonnements comme par exemple Planner, disponible directement avec votre pack Office 365.

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