Finies les réunions inutiles !

En 2019, le rapport The State of Meeting déclarait que 2/3 des réunions sont perçues comme étant inutiles par leurs membres. De plus, le coût de ces réunions est d’environ un million d’euros par an po

En 2019, le rapport The State of Meeting déclarait que 2/3 des réunions sont perçues comme étant inutiles par leurs membres. De plus, le coût de ces réunions est d’environ un million d’euros par an pour une entreprise de 200 personnes selon la start-up Perfony. Avec la pandémie de corona les cadres sont obligés de délaisser leurs espaces de travail pour les vidéoconférences. Dans cet article, découvrez comment optimiser vos réunions grâce aux outils de la modern workplace.

 

 

Utiliser des moyens de communication efficients pour éviter les réunions inutiles

 

27 % des responsables ont déclarés lors d’un sondage de l’Agence France-Presse, sortir systématiquement des réunions inutiles et sans objectifs. Dans ce même sondage, 81 % des responsables affirment faire des choses sans rapport avec la réunion pendant celle-ci.

Pour animer efficacement une réunion virtuelle, vous devez vous assurer que chaque prise de parole soit la plus efficiente possible pour garantir que derrière leurs webcams, tous les participants soient attentifs durant le déroulement de la réunion.

Dans le domaine des réunions virtuelles, Microsoft Teams est un incontournable. Il vous permet de focaliser vos collaborateurs sur l’essentiel, de passer de la messagerie instantanée à la vidéoconférence et de partager votre écran avec le reste des participants. Avec Teams, dîtes adieu au temps de fouille d’un fichier ou aux manœuvres pénibles pour l’envoyer à votre équipe, l’outil s’intègre parfaitement aux suites office et office 365 pour votre plus grand plaisir.

 

 

Utiliser des outils organisationnels pour réduire le nombre de réunions

 

Si 2/3 des réunions sont évaluées comme de couteuses perte de temps, c’est notamment due au qu’il n’est pas nécessaire d’organiser une réunion de travail pour l’attribution de certaines tâches. Cela dénote une mauvaise préparation des réunions qu’il vous faut absolument combler. Grace à la digitalisation, vous pouvez facilement organiser des réunions productives avec les outils organisationnels.

En recourant à ces derniers, vous pouvez immédiatement savoir qui travaille sur quoi et jusqu’à quand. Par conséquent, plus besoin d’être l’animateur de multiples session de travail, une simple affectation via l’outil et c’est réglé. Au fil du temps, le planificateur Microsoft Planner a su s’imposer comme une référence dans ce domaine.

Planner est un service de gestion de projets en ligne, avec lui il est aisé de savoir si un de vos employés est disponible pour prendre en charge une tâche. Grâce à Planner, vous affecter vos collègues sur des tâches ou des projets en un clic et suivre leurs évolutions en temps réel. Vous limiterez ainsi le nombre de réunions inutiles.

 

 

Utiliser des solutions pour synthétiser les réunions

 

Une fois la réunion terminée, un autre combat s’annonce : celui des compte-rendus. Entre l’absence totale de rapports ou alors les rapports incomplets, ces documents vitaux pour l’équipe se retrouvent souvent lésés et abandonnés. Un comble lorsque l’on sait que c’est qui concrétisent les résolutions prises lors de la réunion.

Fort heureusement, avec Microsoft Teams, vous avez la possibilité d’enregistrer tous vos meetings et une retranscription automatique est générée. Ainsi, chacun pourra se remémorer les questions posées lors de l’entretien et les réponses données.

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