La messagerie d’entreprise est un élément incontournable pour communiquer de manière efficace. Surtout lorsque l’on commence à parler de structure de plusieurs centaines d’employés qui doivent collaborer sur un même projet. La messagerie d’entreprise, c’est également un moyen de faciliter les échanges sans avoir à se déplacer à travers tout un hangar tout en conservant une trace écrite. Découvrez sans attendre les secrets d’une bonne messagerie comme Outlook Exchange.
La personnalisation de votre messagerie
Une bonne messagerie d’entreprise est avant tout personnalisée. Il faut que la solution de messagerie soit bien paramétrée afin de répondre aux besoins de l’entreprise. Ensuite, chaque collaborateur pourra personnaliser ses propres dossiers et ses propres groupes afin d’adapter sa messagerie d’entreprise à son poste de travail et aux tâches qui lui seront confiées. Outlook Exchange permet d’atteindre ce niveau de personnalisation.
Personnalisation de votre signature
La personnalisation de la signature est également indispensable pour une bonne messagerie d’entreprise. En plus d’apporter un côté beaucoup plus professionnel à vos échanges, la signature d’une messagerie permet de laisser vos coordonnées à votre interlocuteur qui pourra le cas échéant vous rappeler.
Personnalisation de votre nom de domaine
Le nom de domaine est l’adresse virtuelle de l’entreprise, un nom de domaine personnalisé permet d’avoir une messagerie d’entreprise encore plus professionnelle qui permet aux interlocuteurs de plonger dans l’univers de l’entreprise. En effet, une messagerie d’entreprise du style nomentreprise@outlook.fr n’aura pas le même impact professionnel que dirigeant@nomentreprise.fr. C’est un élément essentiel de communication qui est indispensable pour une bonne messagerie d’entreprise que vous pourrez paramétrer assez facilement sur les principales messageries comme Outlook Exchange.
L’accessibilité améliorée
Comme toute messagerie,celle-ci doit être paramétrée dans Outlook de manière à être accessible. Il sera ainsi possible de développer le travail collaboratif dans votre messagerie d’entreprise, mais aussi bien plus. Une messagerie accessible permet d’interagir plus rapidement. Vous pouvez par exemple la connecter à votre smartphone ou sur d’autres supports afin de pouvoir la consulter à tout moment.
Le développement du travail collaboratif
Personnalisez votre messagerie d’entreprise avec Outlook Exchange afin de développer le travail collaboratif dans votre entreprise. De cette manière, vous pourrez partager et autoriser la modification de l’ensemble de vos services en fonction des droits que vous autorisez à l’image d’une modern workplace. Une assistante de gestion pourra par exemple modifier le planning d’un digital worker en fonction des besoins de l’entreprise. Cette fonctionnalité permet à votre messagerie d’entreprise de devenir un véritable lieu d’échange avec vos collaborateurs tout en renforçant la productivité de chacun.
L’optimisation de la messagerie au sein de votre environnement informatique
Optimiser votre messagerie est indispensable pour passer la messagerie d’entreprise à un véritable niveau professionnel. Grâce à ces ajustements, vous allez pouvoir gérer les afflux conséquents de mails sans vous sentir submergé.
Optimisation du classement de vos dossiers
Outlook vous permet de conserver des boîtes mail organisées malgré un afflux conséquent de mails sur votre messagerie en créant des sous-dossiers et de nouveaux dossiers de manière illimitée. Vous pourrez ainsi classer vos conversations et conserver les messages importants sur des sujets que vous devez suivre de près. Il est également possible d’établir des règles de redirection afin que certains mails finissent directement rangés dans des dossiers spécifiques. De cette manière, vous pouvez gagner un temps précieux à la gestion de votre messagerie d’entreprise.
Intégration de votre messagerie à votre environnement Microsoft
Une bonne messagerie d’entreprise qui utilise Outlook doit être connectée à l’ensemble de l’environnement Microsoft afin de pouvoir libérer son plein potentiel. C’est ainsi qu’il est possible d’envoyer de manière directe un fichier Word par mail directement depuis le logiciel lui-même d’un simple clic sans passer par votre messagerie. Une nouvelle fonctionnalité destinée à booster la productivité qui se marie parfaitement avec la solution Microsoft Teams.
L’amélioration de la sécurité de votre SI
Une messagerie d’entreprise doit bien évidemment être sécurisée du mieux possible. Outlook Exchange est sans l’ombre d’un doute le service de messagerie qui offre le plus haut niveau de sécurité pour votre entreprise et vos données sensibles. Un tri très strict est effectué dans votre messagerie pour que vous ne receviez que des mails en rapport avec votre activité. Vous pourrez régler le niveau de contrôle dans les paramètres si jamais celui-ci est trop draconien.
