Quel est le principe du travail collaboratif ?

Un travail collaboratif consiste à assigner une même tâche à un groupe de personnes et dont les échanges se font grâce à divers outils numériques de travail d’équipe. Tout savoir dans cet article !
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Le travail collaboratif fait référence à une forme de travail d’équipe dans laquelle deux personnes ou plus contribuent et complètent leurs différentes forces pour atteindre un objectif commun. Cela peut se faire en personne ou virtuellement, grâce aux nombreux outils de communication et programmes basés sur le cloud qui sont créés à cette fin.

En particulier dans le processus d’idéation, de génération d’idées et de mise en œuvre de projets innovants, la collaboration est considérée comme un moyen éprouvé d’obtenir des résultats dans la gestion des idées et la gestion de l’innovation.

Plus important encore, les dirigeants d’entreprises comprennent qu’une collaboration réussie sur le lieu de travail n’est pas seulement bonne pour leurs employés, mais aussi pour leurs clients et leurs résultats.

Pour que les équipes collaborent avec succès, un certain nombre de principes doivent être respecté, qui sont décrits plus en détail ici.

En résumé...

Quels sont les objectifs du travail collaboratif ?

Le travail d’équipe est important pour les organisations, en particulier dans le monde hautement numérique d’aujourd’hui. Des études montrent que les organisations qui mettent l’accent sur le travail collaboratif innovent plus rapidement, voient les erreurs plus rapidement, trouvent de meilleures solutions aux problèmes et atteignent une productivité plus élevée.

L’amélioration du travail d’équipe vise à accroître la productivité et la performance au profit de l’organisation. La mise en place de réunion collaborative est essentielle pour renforcer la cohésion de groupe mais également pour échanger directement avec ses collègues. En effet les réunions d’équipes permettent non seulement de favoriser et faciliter les échanges, la communication et les expériences de chaque participant, mais également d’offrir de meilleures expériences aux clients.

Encourager la façon d’améliorer le travail d’équipe dans une organisation est une idée brillante, mais si la communication manque dans l’équipe, tous ces efforts seront vains. Pour que le travail collaboratif soit efficace, les organisations doivent favoriser la communication.

Les avantages du travail collaboratif

tableau interactif

Optez pour un espace de travail collaboratif favorisant la flexibilité, l’ergonomie et l’accessibilité tout en assurant une communication efficace. De plus, dans ces systèmes non hiérarchiques, les collaborateurs sont au même niveau hiérarchique si bien que la communication et l’échange d’idées peuvent se faire ouvertement et en toute transparence.

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi la collaboration est importante ? Cet article examine 5 raisons pour lesquelles la collaboration est la clé pour créer un lieu de travail extraordinaire.

Travailler ensemble pour gagner en efficacité

La collaboration sur le lieu de travail permet aux entreprises de terminer des projets importants et de respecter efficacement des délais cruciaux. Avec plusieurs personnes travaillant sur un projet, optez dans un premier temps pour un brainstorming pour créer et partager ses idées. Par la suite, le travail peut être réparti de manière égale et efficace entre ceux qui ont le temps et l’expertise nécessaires pour gérer des tâches spécifiques. Cela réduit également considérablement le délai de livraison du projet. Souvent appelée stratégie « diviser pour mieux régner », elle consiste à faire équipe de plusieurs personnes, à répartir les tâches entre elles et à réaliser le projet en relativement moins de temps.

Gagner du temps

Le temps est essentiel dans toute industrie, et plus vous pouvez économiser, mieux c’est. Lorsque les employés collaborent entre eux, ils font gagner du temps à votre organisation en atteignant l’objectif final beaucoup plus rapidement. Le temps, c’est de l’argent, après tout, et plus vous pouvez économiser en adoptant des outils de collaboration, mieux c’est.

La digitalisation permet en effet de faire une centralisation et synchronisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.

Améliorer la productivité

Le travail collaboratif d’équipe encourage les personnes d’horizons et d’expériences différents à travailler ensemble et à s’entraider. Chaque utilisateur peut partager ses connaissances, ses talents et ses compétences au groupe. Ils proposent également de nouvelles idées qui aident à résoudre leurs problèmes difficiles, permettant à leurs projets de progresser.

La digitalisation permet en effet de faire une centralisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.

Disposer d’une plus grande flexibilité

Chaque projet a sa juste part de changements et de surprises. Le travail collaboratif permet plus de réactivité et de polyvalence en cas de changement soudain. Les collaborateurs voient donc ces changements comme des défis à relever.

Une chose qui est souvent négligée est l’importance de la technologie pour la collaboration moderne. Sans cela, collaborer avec des collègues de l’autre côté de la planète serait presque impossible. Les outils de collaboration en ligne peuvent être un peu intimidants au début, mais si vous avez déjà utilisé un réseau de médias sociaux, vous n’aurez probablement aucune difficulté à vous y plonger. Grâce à la facilité de communication, tous les membres de l’équipe peuvent œuvrer ensemble pour discuter des problèmes et des imprévus, et y apporter efficacement des solutions. Aussi, la flexibilité peut être géographique, car les membres d’une équipe peuvent travailler à distance via une plateforme collaborative, comme la solution Teams et ainsi ne pas avoir besoin de se regrouper.

Puisque la collaboration est aussi l’un des grands principes des méthodologies agiles et scrum, elle permet aux équipes d’être plus réactives et flexibles.

Améliorer le bien-être au travail

Le bien-être au travail est aujourd’hui primordial, car il permet au salarié de devenir plus productif. Le travail collaboratif est l’un des éléments qui favorise ce bien-être au travail, car il renforce l’implication du salarié et offre une meilleure ambiance. De cette manière, les talents et les compétences de chaque participant seront considérés et pourront échanger et partager.

La digitalisation permet en effet de faire une centralisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.

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Quels sont les outils de travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est facilité par la mise à jour des différents outils numériques qui rendent les collaborateurs plus productifs. Les échanges sont simplifiés et les documents sont plus facilement accessibles, ce qui permet de gagner du temps et d’être plus efficace, tout en optimisant la qualité du travail effectué.

Les outils de collaboration en ligne sont des applications, des logiciels ou des plates-formes qui aident les entreprises et leurs employés à rationaliser le processus de création et à travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente. Ils permettent aux gestionnaires et aux employés d’attribuer des tâches, de mettre à jour les progrès, de rendre compte des résultats et d’améliorer généralement les flux de travail et la communication, tant en interne qu’en externe.

 

Les types populaires d’outils de collaboration pour les entreprises comprennent les plateformes collaboratives (un espace collaboratif de travail virtuel. La plateforme se présente sous forme d’un site internet permettant de centraliser tous les outils destinés à la réalisation d’un projet. Elle sera ensuite mise à disposition de ces derniers), les applications de gestion de projet (permettent de piloter facilement les projets), les plates-formes de visioconférence (permettent de réunir à distance tous les membres d’une équipe pour la transmission des consignes, la résolution des impasses, etc.), les réseaux sociaux d’entreprise (facilitent la cohésion, les échanges et les relations professionnelles) et les applications de messagerie (permettent de partager en temps réel des fichiers ou des messages textuels entre plusieurs utilisateurs, qui sont connectés à une même plateforme).

Les meilleurs outils de collaboration augmentent la productivité, améliorent la créativité et garantissent que chaque partie prenante sait exactement ce qu’elle doit faire et quand. Ils facilitent l’accès et le travail sur des documents, des projets et des modèles numériques. Ils aident les organisations de toutes formes et de toutes tailles à gérer plus efficacement les ressources et les projets et garantissent que chacun travaille selon les bonnes directives de la marque.

Avec de plus en plus d’équipes travaillant à distance, les outils de collaboration peuvent faire la différence entre un projet réussi et un échec.

Pourquoi le travail collaboratif est essentiel aujourd’hui ?

Nombreux peuvent être les avantages tirés du travail collaboratif. La plupart de ces atouts découlent directement du développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). La pandémie mondiale et les nouvelles technologies ont particulièrement accéléré le mouvement déjà entamée. Plus que jamais le travail est devenu collaboratif, de part l’éloignement des travailleurs, du nombre d’informations à traiter à l’ère du Big Data, et de l’émergence des nouvelles méthodes d’organisation déployées pour répondre à un besoin croissance de visibilité dans l’avancement des projets.

Le besoin de travailler en collaboration dans un monde de plus en plus solitaire se ressent en entreprise de plus en plus. Trouver la bonne solution collaborative n’est pas tâche facile. Entre Trello, Slack, ou encore des outils de partage tels que Google Drive… il est difficile de faire son choix et surtout de trouver la solution collaborative adaptée à vos besoins. 

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La montée du télétravail

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Récemment, la pandémie de Covid-19 a radicalement bouleversé le système organisationnel de l’entreprise si bien que les entreprises doivent agir en conséquence et adopter de nouvelles méthodes de travail. Il n’est cependant pas envisageable d’abandonner les projets en cours et de mettre les activités en veille. Il s’agit néanmoins d’un moment opportun pour innover ses méthodes de travail et de trouver de nouveaux moyens de produire. Avec la possibilité de gérer des collaborateurs à distance, le travail collaboratif est aujourd’hui inséparable à l’entreprise et est essentiel pour la mise en place d’une « modern workplace ».

La nécessité de traiter un grand nombre de données

Généralement, une mauvaise gestion d’équipe se fait sentir dès que la charge de travail commence à s’alourdir. En effet, lors des traitements d’un grand nombre de données, il n’est juste plus question de répartir les tâches entre plusieurs individus d’un même groupe, mais de trouver un moyen pour que l’ensemble de l’équipe opère de la manière la plus organisée et la plus productive possible. Avec les outils de travail tels que le partage de fichiers, le stockage Cloud (avec Microsoft Azure) et d’autres plateformes de réunions collaboratives que proposent ces outils de travail, il est possible de maintenir une productivité élevée même pour un grand nombre de tâches à réaliser.

Le besoin d’organisation dans les projets

Le défi majeur que doit gérer un chef de projet est de s’assurer d’une bonne organisation de l’équipe. En effet, lors de la réalisation d’une tâche, aussi simple soit-elle, une organisation mal adaptée occasionne généralement un échec partiel, voire total d’un projet. Comme les solutions de travail collaboratif proposent toute une large gamme d’outils aussi divers que variés et accessibles depuis une plateforme unique, la modern workplace permet non seulement une efficience et une aisance au travail de chaque membre de l’équipe, mais permet aussi d’assurer le maintien de l’organisation interne de l’entreprise.

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