Quels sont les meilleurs outils collaboratifs ?

La crise sanitaire récente a prouvé à tous les entrepreneurs que le télétravail avait d’énormes avantages mais qu’il nécessitait aussi quelques outils spécifiques. En soi, le groupware
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Les outils collaboratifs fournissent un emplacement central où les équipes peuvent planifier, coordonner et collaborer sur des projets tout en gardant les progrès de chacun sur la bonne voie.

En moyenne, combien d’e-mails échangez-vous quotidiennement avec vos collègues ? Et combien de temps faut-il normalement pour informer votre équipe des objectifs ou des progrès ? Si vos réponses vous font grincer des dents, vous devriez envisager de mettre à niveau vos outils de collaboration.

Voici une liste de 15 des meilleurs outils collaboratifs qui peuvent répondre aux besoins de votre équipe :

Au programme de cet article

Les 15 meilleurs outils collaboratifs

Lorsque vous entrez en mode travail à distance, il est important que vous réfléchissiez non seulement aux outils de collaboration que vous allez utiliser, mais également aux bonnes pratiques de gestion de projet à distance. Pendant que vous y réfléchissez, voici une liste rapide de certains des outils collaboratifs les plus courants qui méritent d’être examinés :

Wimi, la solution collaborative complète française

Wimi est un excellent logiciel en ligne permettant une puissante collaboration d’équipe dans des espaces de travail dédiés complets.

Inconvénients :

Trello, la plateforme agile pour leur gestion de projet

Un des meilleurs outils de gestion de projet, Trello est optimisé pour organiser les tâches et permet aux utilisateurs de créer des tableaux ou des listes pouvant être attribués et partagés avec d’autres.

Trello regorge de rappels d’échéance et de notifications par e-mail. Plus encore, il peut s’intégrer à d’autres outils de collaboration, notamment Evernote, Google Drive, GitHub et Slack pour une expérience d’équipe unifiée.

Avantages :

Inconvénient :

Evernote, l’outil de prise de notes complet

modern workplace microsoft

Evernote est connu comme un outil de prise de notes. Il se synchronise sur tous les appareils pour rendre vos notes disponibles en déplacement, partout où vous allez, et dispose de fonctionnalités supplémentaires pour organiser, archiver et répertorier les tâches.

Avec Evernote, votre équipe peut facilement capturer des idées de recherche et d’entretiens, rédiger des articles de blog et des livres électroniques à mesure que les idées émergent, enregistrer des articles à lire plus tard, annoter des PDF, enregistrer de l’audio et enregistrer facilement des textes, des liens et des images.

Avantages :

Inconvénients :

Advanseez, l'outil collaboratif de planification stratégique pour les managers

Cet autre outil collaboratif est idéal pour la planification stratégique. En un mot, il permet se concentre sur la structuration d’un projet et d’aider ses participants au partage des décisions nécessaires à son avancement. Il existe au sein de l’outil une partie dédiée à une analyse SWOT. Cela permet aux participants de se baser sur une base solide avec une analyse de l’existant et du marché. Advanseez a été développée principalement pour favoriser la collaboration entre dirigeants et managers.

Avantages :

Inconvénients :

Klaxoon, la solution de gestion des projets visuelle

Klaxoon est un logiciel de gestion de réunion et de collaboration d’équipe conçu pour aider les entreprises à gérer l’engagement des employés, la collecte de commentaires et les processus de brainstorming sur une plateforme centralisée.

Avantage :

Inconvénient :

Google drive, la solution pour enregistrer et partager vos fichiers

Si vous avez un compte Gmail, vous connaissez certainement Google Drive, votre espace de stockage en ligne pour enregistrer tous vos fichiers et les partager en toute sécurité avec votre ou vos équipes. Une fois que vous leur avez accordé l’accès, votre équipe peut facilement accéder aux fichiers stockés dans votre répertoire Google Drive et les utiliser pour réaliser divers projets selon les besoins.

Vous pouvez les inviter à afficher, modifier ou laisser des commentaires sur les fichiers stockés sur le disque, y compris les vidéos, les photos et les documents.

Avantages :

Inconvénient :

Monday, l'outil de gestion de tâches pour organiser le travail en équipe

Que vous travailliez au bureau, à domicile ou à travers le monde, monday.com aide toute votre équipe à rester synchronisée. Ce système d’exploitation de travail (Work OS) maintient l’ensemble de votre travail clairement organisé sur une plate-forme visuelle accessible à tous.

Sans aucune compétence en codage, il est facile de personnaliser l’outil collaboratif monday.com afin qu’il fonctionne au mieux pour votre équipe. Automatisez la saisie de données, les flux de travail et d’autres tâches répétitives, afin que vous puissiez vous concentrer sur un travail plus significatif. Attribuez ensuite des tâches pour que rien ne passe entre les mailles du filet.

Avantages :

Inconvénients :

Microsoft Teams, la plateforme collaborative pour partager et échanger

teams

Microsoft Teams est une plateforme de communication unifiée intégrée à Office 365. Elle inclut la visioconférence (Skype ou Lync), la coédition sur la suite Office, l’intégration à Outlook avec messagerie instantanée, le stockage et le transfert de fichiers (SharePoint), la prise de note (OneNote)…Plusieurs applications peuvent être facilement intégrées à Teams comme Trello, Forms…

Avantages :

Inconvénients :

Mural, la plateforme de brainstorming

reunion dynamique

Mural est un outil de collaboration dédié au brainstorming. Au sein de la plateforme, chaque participant peut apposer sur un mur virtuel une ou plusieurs notes pour notifier ses idées. Cet outil fonctionne très bien pour tout ce qui est partage de pièces jointes comme des liens, des fichiers Excel ou encore des vidéos.

Avantages :

Inconvénients :

Yammer, le réseau social de votre entreprise

MS Yammer est utilisé dans pour faciliter les communications interservices entre différents utilisateurs. La facilité d’utilisation permet à ces derniers de garder leurs boîtes de réception respectives un peu plus propres. Yammer est également utilisé comme média social pour tenir les utilisateurs informés des événements.

Avantage :

Inconvénient :

Slack, la messagerie collaborative en entreprise

Slack est un outil de collaboration intelligent disponible en version bureau et mobile. Il permet aux équipes de s’envoyer des messages directs en tant qu’individus ou groupes.

Vous pouvez également organiser les conversations dans différents canaux pour des initiatives ou des projets spécifiques, et s’intégrer aux meilleures applications Slack telles que Google Docs, Box et Dropbox pour une expérience plus unifiée.

Avantages :

Inconvénients :

Zoom, l'outil de visioconférence professionnel

reunion dynamique

Véritable référence dans le monde du travail, Zoom est un outil de visioconférence professionnel. Cet outil collaboratif offre la possibilité de créer des réunions en ligne, mais encore d’organiser des webinaires à distance grâce à la vidéoconférence. Il propose également une assistance technique, ou encore la création de véritables salles de conférences à distance via la plateforme et de discuter par message grâce à une messagerie instantanée.

Avantages :

Inconvénients :

Miro, la solution de tableau blanc collaboratif

Miro ou la solution de tableau blanc collaboratif qui permet de partager les idées entre collaborateurs. Elle est accompagnée d’un dashboard de divers outils (exemple : un stylo, un post-it, un espace commentaire, …). Les paramétrages peuvent permettre d’éditer au même moment ou non. Via cet outil de collaboration, les collaborateurs peuvent partager leur écran ou encore passer des appels audio ou vidéo.

Cette plateforme met à disposition une librairie de plus de 300 modèles destinés à aider les utilisateurs dans l’organisation de leurs tableaux blancs (exemple : un mind map, tableau kanban, planning évènementiel,…). 

Il est possible d’intégrer son workflow avec : Microsoft Teams, Dropbox, Google Suite, Jira,  Slack,…

Avantages :

Inconvénients :

Dropbox, le service pour stocker et partager des fichiers via le cloud

Dropbox est l’une des solutions de stockage de fichiers les plus populaires avec synchronisation et partage de fichiers.

Dropbox Business étend le service de stockage cloud de l’entreprise en fournissant des fonctionnalités supplémentaires, telles que la récupération de fichiers perdus pendant une période prolongée, l’intégration avec les suites bureautiques populaires (par exemple Office 365), l’extension de collaboration Dropbox Paper, l’authentification à deux facteurs (2FA)…

cloud

Avantages :

Inconvénients :

Beekast, l'outil pour dynamiser vos réunions

Pour réduire la perte de temps lors des réunions et susciter l’engagement des participants, Beekast est la solution idéale ! Cet outil est un espace de discussion avec une solution de visioconférence intégrée créée pour favoriser l’interaction entre les interlocuteurs. Il dynamise vos présentations dynamiques rapidement avec la possibilité d’ajouter ses propres contenus, que ce soit du PowerPoint, du PDF ou des vidéos natives. Celui-ci permet également l’accès à des activités interactives comme un nuage de mot, un QCM, un vote ou un sondage. De plus, à chaque fin de réunion, l’outil génère automatiquement un compte rendu sous une forme modifiable. 

Avantages :

Inconvénients :

Comment choisir le bon outil collaboratif ?

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Découvrez tous les outils indispensables pour le télétravail

Les entreprises doivent choisir des logiciels qui répondent à leurs besoins individuels. Pour vous aider à comparer plus facilement différents types d’outils collaboratifs, tenez compte de ces facteurs clés :

La crise sanitaire récente a prouvé à tous les entrepreneurs que le télétravail avait d’énormes avantages mais qu’il nécessitait aussi quelques outils spécifiques. En soi, le groupware (travail en groupe) n’est pas nouveau, puisque le néologisme date de 1978. Mais il s’inscrit aujourd’hui pleinement dans la transformation digitale indispensable de toute entreprise ou PME : chaque salarié doit pouvoir disposer d’outils collaboratifs performants, pour travailler ensemble et partager l’information, en oubliant les contraintes de temps et de lieux.

Les outils collaboratifs permettent de travailler à plusieurs, de manière plus efficace et cohésive, à une condition essentielle cependant : disposer d’outils performants !

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