Les outils collaboratifs fournissent un emplacement central où les équipes peuvent planifier, coordonner et collaborer sur des projets tout en gardant les progrès de chacun sur la bonne voie.
En moyenne, combien d’e-mails échangez-vous quotidiennement avec vos collègues ? Et combien de temps faut-il normalement pour informer votre équipe des objectifs ou des progrès ? Si vos réponses vous font grincer des dents, vous devriez envisager de mettre à niveau vos outils de collaboration.
Voici une liste de 15 des meilleurs outils collaboratifs qui peuvent répondre aux besoins de votre équipe :
Les 15 meilleurs outils collaboratifs
Lorsque vous entrez en mode travail à distance, il est important que vous réfléchissiez non seulement aux outils de collaboration que vous allez utiliser, mais également aux bonnes pratiques de gestion de projet à distance. Pendant que vous y réfléchissez, voici une liste rapide de certains des outils collaboratifs les plus courants qui méritent d’être examinés :
Wimi, la solution collaborative complète française
Wimi est un excellent logiciel en ligne permettant une puissante collaboration d’équipe dans des espaces de travail dédiés complets.
- Centralisez les documents, les calendriers, les discussions et les tâches. Gardez tous vos processus métier synchronisés.
- Améliorez la productivité, améliorez la communication interne et collaborez en temps réel.
- Gardez le contrôle sur les accès de chaque membre de l'équipe grâce à la gestion avancée des droits d'accès de Wimi.
Inconvénients :
- Envoie beaucoup de notifications.
- Considéré comme cher par rapport à certains outils de gestion de projet.
Trello, la plateforme agile pour leur gestion de projet
Un des meilleurs outils de gestion de projet, Trello est optimisé pour organiser les tâches et permet aux utilisateurs de créer des tableaux ou des listes pouvant être attribués et partagés avec d’autres.
Trello regorge de rappels d’échéance et de notifications par e-mail. Plus encore, il peut s’intégrer à d’autres outils de collaboration, notamment Evernote, Google Drive, GitHub et Slack pour une expérience d’équipe unifiée.
Avantages :
- C'est gratuit.
- Mises à jour rapides en temps réel.
- Simple et facile pour ajouter un nouveau membre, créer et assigner des tâches.
Inconvénient :
- Difficile de gérer de gros projets.
Evernote, l’outil de prise de notes complet
Evernote est connu comme un outil de prise de notes. Il se synchronise sur tous les appareils pour rendre vos notes disponibles en déplacement, partout où vous allez, et dispose de fonctionnalités supplémentaires pour organiser, archiver et répertorier les tâches.
Avec Evernote, votre équipe peut facilement capturer des idées de recherche et d’entretiens, rédiger des articles de blog et des livres électroniques à mesure que les idées émergent, enregistrer des articles à lire plus tard, annoter des PDF, enregistrer de l’audio et enregistrer facilement des textes, des liens et des images.
Avantages :
- Espace de stockage illimité.
- Possède un moteur de recherche robuste.
Inconvénients :
- La version payante est chère.
- Il est sujet à des bugs occasionnels.
Advanseez, l'outil collaboratif de planification stratégique pour les managers
Cet autre outil collaboratif est idéal pour la planification stratégique. En un mot, il permet se concentre sur la structuration d’un projet et d’aider ses participants au partage des décisions nécessaires à son avancement. Il existe au sein de l’outil une partie dédiée à une analyse SWOT. Cela permet aux participants de se baser sur une base solide avec une analyse de l’existant et du marché. Advanseez a été développée principalement pour favoriser la collaboration entre dirigeants et managers.
Avantages :
- Permet d'avoir des objectifs clairs pour tout le monde.
- Permet de dynamiser ses équipes.
- Mobilise l'intelligence collective.
- Permet de prendre de la hauteur sur ses décisions.
- Permet de diminué le temps consacré au pilotage par 20%.
Inconvénients :
- Ne convient pas à tout le monde dans l'entreprise.
- Il peut parfois être difficile de trouver des dossiers ou des fichiers.
Klaxoon, la solution de gestion des projets visuelle
Klaxoon est un logiciel de gestion de réunion et de collaboration d’équipe conçu pour aider les entreprises à gérer l’engagement des employés, la collecte de commentaires et les processus de brainstorming sur une plateforme centralisée.
Avantage :
- Les responsables peuvent créer des diapositives, partager des écrans avec les membres de l'équipe, recevoir des commentaires en temps réel via des votes, des sondages en direct ou des enquêtes, et utiliser la fonctionnalité de tri pour organiser les idées en fonction de filtres.
Inconvénient :
- En tant qu'utilisateur moyen, vous devrez peut-être expliquer à votre équipe le fonctionnement du logiciel, car certaines fonctionnalités ne sont pas assez faciles à appréhender dès la première utilisation de Klaxoon.
Google drive, la solution pour enregistrer et partager vos fichiers
Si vous avez un compte Gmail, vous connaissez certainement Google Drive, votre espace de stockage en ligne pour enregistrer tous vos fichiers et les partager en toute sécurité avec votre ou vos équipes. Une fois que vous leur avez accordé l’accès, votre équipe peut facilement accéder aux fichiers stockés dans votre répertoire Google Drive et les utiliser pour réaliser divers projets selon les besoins.
Vous pouvez les inviter à afficher, modifier ou laisser des commentaires sur les fichiers stockés sur le disque, y compris les vidéos, les photos et les documents.
Avantages :
- Permet de choisir le niveau d'interactivité à attribuer à un participant.
- L'interface utilisateur est intuitive et facile à utiliser.
- Accessible à partir d'appareils mobiles et de bureau.
Inconvénient :
- Lorsque vous utilisez Google Drive, il est difficile de se connecter à partir d'autres adresses professionnelles.
Monday, l'outil de gestion de tâches pour organiser le travail en équipe
Que vous travailliez au bureau, à domicile ou à travers le monde, monday.com aide toute votre équipe à rester synchronisée. Ce système d’exploitation de travail (Work OS) maintient l’ensemble de votre travail clairement organisé sur une plate-forme visuelle accessible à tous.
Sans aucune compétence en codage, il est facile de personnaliser l’outil collaboratif monday.com afin qu’il fonctionne au mieux pour votre équipe. Automatisez la saisie de données, les flux de travail et d’autres tâches répétitives, afin que vous puissiez vous concentrer sur un travail plus significatif. Attribuez ensuite des tâches pour que rien ne passe entre les mailles du filet.
Avantages :
- Inscrivez-vous pour un essai gratuit sans entrer vos informations de paiement.
- Téléchargez des modèles préconçus parfaitement adaptés à vos flux de travail.
- Obtenez une vue d'ensemble de plusieurs projets en un seul endroit pratique.
- Vérifiez votre progression à tout moment depuis l'application mobile.
- Visualisez vos projets en mode calendrier pour ne manquer aucune échéance.
- Attribuez de nouvelles tâches aux membres disponibles de l'équipe afin que personne ne soit surchargé.
- Automatisez vos flux de travail sans codage.
- Intégrez toutes vos autres applications sur une plateforme unifiée.
Inconvénients :
- L'application mobile peut être lourde, mais ils y travaillent constamment.
- Plus de contenu sur les concepts avancés.
Microsoft Teams, la plateforme collaborative pour partager et échanger
Microsoft Teams est une plateforme de communication unifiée intégrée à Office 365. Elle inclut la visioconférence (Skype ou Lync), la coédition sur la suite Office, l’intégration à Outlook avec messagerie instantanée, le stockage et le transfert de fichiers (SharePoint), la prise de note (OneNote)…Plusieurs applications peuvent être facilement intégrées à Teams comme Trello, Forms…
Avantages :
- Intégration complète dans les applications Office 365.
- Espace de stockage cloud suffisant par utilisateur.
- Fournit un accès aux outils Microsoft Office en un seul endroit.
- Facile à utiliser et connectez-vous avec vos collègues sur une plateforme sécurisée.
Inconvénients :
- L'interface est assez compliquée.
- Difficile à démarrer.
Mural, la plateforme de brainstorming
Mural est un outil de collaboration dédié au brainstorming. Au sein de la plateforme, chaque participant peut apposer sur un mur virtuel une ou plusieurs notes pour notifier ses idées. Cet outil fonctionne très bien pour tout ce qui est partage de pièces jointes comme des liens, des fichiers Excel ou encore des vidéos.
Avantages :
- Plateforme très visuelle.
- Multifonction très utile pour centraliser tous ses projets.
- Commentaires en temps réel.
Inconvénients :
- Peut vite faire fouillis.
- Pas idéal pour les grandes équipes.
Yammer, le réseau social de votre entreprise
MS Yammer est utilisé dans pour faciliter les communications interservices entre différents utilisateurs. La facilité d’utilisation permet à ces derniers de garder leurs boîtes de réception respectives un peu plus propres. Yammer est également utilisé comme média social pour tenir les utilisateurs informés des événements.
Avantage :
- C’est un moyen simple de rester en contact avec vos collègues à tout moment.
Inconvénient :
- Les entreprises sont incapables de personnaliser davantage leurs produits.
Slack, la messagerie collaborative en entreprise
Slack est un outil de collaboration intelligent disponible en version bureau et mobile. Il permet aux équipes de s’envoyer des messages directs en tant qu’individus ou groupes.
Vous pouvez également organiser les conversations dans différents canaux pour des initiatives ou des projets spécifiques, et s’intégrer aux meilleures applications Slack telles que Google Docs, Box et Dropbox pour une expérience plus unifiée.
Avantages :
- Hébergé dans le cloud donc pas besoin d'installations coûteuse.
- Les messages sont entièrement consultables.
- Prend en charge la communication de groupe privé.
- Permet le partage externe.
Inconvénients :
- A une limite de visibilité des messages.
- Il peut être fastidieux de se connecter à chaque espace de travail pour communiquer avec différentes équipes.
Zoom, l'outil de visioconférence professionnel
Véritable référence dans le monde du travail, Zoom est un outil de visioconférence professionnel. Cet outil collaboratif offre la possibilité de créer des réunions en ligne, mais encore d’organiser des webinaires à distance grâce à la vidéoconférence. Il propose également une assistance technique, ou encore la création de véritables salles de conférences à distance via la plateforme et de discuter par message grâce à une messagerie instantanée.
Avantages :
- Outil complet pour le travail à distance.
- Réunion sécurisée grâce à un chiffrement pour chaque réunion.
- Possibilité de modifier votre arrière-plan en le remplaçant par une image.
- Facile à utiliser et connectez-vous avec vos collègues sur une plateforme sécurisée.
Inconvénients :
- La personne entrant dans la réunion doit sélectionner d'activer son micro et cela n'est pas évident pour tous et peut faire perdre du temps.
- La limite de temps est très courte en version gratuite.
Miro, la solution de tableau blanc collaboratif
Miro ou la solution de tableau blanc collaboratif qui permet de partager les idées entre collaborateurs. Elle est accompagnée d’un dashboard de divers outils (exemple : un stylo, un post-it, un espace commentaire, …). Les paramétrages peuvent permettre d’éditer au même moment ou non. Via cet outil de collaboration, les collaborateurs peuvent partager leur écran ou encore passer des appels audio ou vidéo.
Cette plateforme met à disposition une librairie de plus de 300 modèles destinés à aider les utilisateurs dans l’organisation de leurs tableaux blancs (exemple : un mind map, tableau kanban, planning évènementiel,…).
Il est possible d’intégrer son workflow avec : Microsoft Teams, Dropbox, Google Suite, Jira, Slack,…
Avantages :
- Plateforme très visuelle.
- Disponible sur le navigateur web, elle possède aussi des applications desktop (Windows et Mac OS) et mobile (Android et iOS).
- Commentaires en temps réel.
- Le paramétrage est très utile pour que le projet reste clair.
Inconvénients :
- Convient le mieux pour : les brainstorming et la planification.
- Manque d’outils d’analyse et de visualisation.
- Il manque des gestuelles intelligentes pour l’annotation (la fonction effacer par exemple);
- Les utilisateurs qui ne se sentent pas à l’aise avec l’anglais lui reprocheront son unilinguisme.
Dropbox, le service pour stocker et partager des fichiers via le cloud
Dropbox est l’une des solutions de stockage de fichiers les plus populaires avec synchronisation et partage de fichiers.
Dropbox Business étend le service de stockage cloud de l’entreprise en fournissant des fonctionnalités supplémentaires, telles que la récupération de fichiers perdus pendant une période prolongée, l’intégration avec les suites bureautiques populaires (par exemple Office 365), l’extension de collaboration Dropbox Paper, l’authentification à deux facteurs (2FA)…
Avantages :
- 16 Go de stockage gratuit.
- Synchronisation facile des fichiers sur plusieurs plates-formes.
- Vous pouvez utiliser la fonction d'historique des versions de fichiers pour récupérer et restaurer les versions supprimées et précédentes des fichiers.
Inconvénients :
- Les entreprises doivent acheter des licences d'employés pour Dropbox lorsqu'elles l'utilisent comme solution professionnelle.
- Il peut parfois être difficile de trouver des dossiers ou des fichiers.
Beekast, l'outil pour dynamiser vos réunions
Pour réduire la perte de temps lors des réunions et susciter l’engagement des participants, Beekast est la solution idéale ! Cet outil est un espace de discussion avec une solution de visioconférence intégrée créée pour favoriser l’interaction entre les interlocuteurs. Il dynamise vos présentations dynamiques rapidement avec la possibilité d’ajouter ses propres contenus, que ce soit du PowerPoint, du PDF ou des vidéos natives. Celui-ci permet également l’accès à des activités interactives comme un nuage de mot, un QCM, un vote ou un sondage. De plus, à chaque fin de réunion, l’outil génère automatiquement un compte rendu sous une forme modifiable.
Avantages :
- Préparez vos réunions en intégrant vos slides Powerpoint, PDF, vidéos et ajoutez des activités interactives.
- Actez les prises de décisions, assurez le suivi des actions et gardez une trace de tous vos échanges.
- 15 activités interactives (Brainstorming, Nuage de mots, Sondage, QCM, Matrice, Priorisation, Mur de selfies...).
- Intégration à de nombreux outils
Inconvénients :
- Accès pas toujours simple pour les utilisateurs.
- Difficile à mettre en place si trop de participants.
- Parfois des petites lenteurs et problèmes de synchronisation entre les participants.
Comment choisir le bon outil collaboratif ?
Les entreprises doivent choisir des logiciels qui répondent à leurs besoins individuels. Pour vous aider à comparer plus facilement différents types d’outils collaboratifs, tenez compte de ces facteurs clés :
- Quel est l'objectif principal de cette plateforme de travail collaboratif ? Par exemple, recherchez-vous une application de messagerie instantanée d'équipe facile à utiliser ? Ou avez-vous besoin d'un outil de conférence Web qui sera facile à utiliser pour les employés et les clients ? Ou peut-être recherchez-vous un nouvel intranet d'entreprise ou une solution de partage de fichiers et de documents. Déterminer à quel(s) besoin(s) métier l'outil répondra vous aidera à identifier l'ensemble d'outils collaboratifs à évaluer.
- Rechercher une plateforme collaborative complète : pour être d'une utilité immédiate, un logiciel de collaboration doit garantir une plateforme collaborative complète et réunir en un seul lieu virtuel et numérique tout ce dont l'entreprise a besoin pour collaborer de manière intelligente, dans les plus brefs délais.
- Enquêter sur les fonctionnalités de sécurité : Comme pour tout nouveau logiciel, soyez clair sur les fonctionnalités de sécurité, les options et les contrôles d'administration d'un outil de collaboration. Par exemple, l'outil de discussion de groupe offre-t-il un chiffrement de bout en bout ? De plus, il est important que les outils collaboratifs offrent une authentification multifacteur, et plus important encore que l'informatique en impose l'utilisation. L'intégration avec des outils tels qu'Active Directory peut aider.
- Rechercher la facilité d'utilisation : C'est évidemment l'un des critères les plus importants. Si un service fonctionne mais prend beaucoup de temps pour répondre, il n'aidera pas les équipes (en particulier les équipes à croissance rapide). Demandez une démo et gardez un œil sur une interface intuitive et une navigation simple.
- Faire une liste de contrôle des fonctionnalités : Demandez aux utilisateurs quelles fonctionnalités les aideraient à être plus productifs. Envisagez des outils logiciels qui offrent des fonctionnalités utiles que d'autres ne pourraient pas, telles que le suivi du temps, qui peuvent vous aider à déterminer le coût réel de la main-d'œuvre, des travailleurs contractuels et de la productivité. Et assurez-vous que la suite de collaboration dispose d'une fonctionnalité robuste de calendrier partagé.
- Mode d'accessibilité : Contrairement aux logiciels collaboratifs on-premise, plutôt que d'installer des logiciels sur des ordinateurs individuels, une organisation achète à la place un abonnement logiciel, qui permet à quiconque d'utiliser ce logiciel quel que soit son emplacement, à condition d'en obtenir l'autorisation via VPN. L'adoption d'un outil de collaboration SaaS est un excellent moyen de rassembler les membres de l'équipe et de rationaliser le flux de travail.
La crise sanitaire récente a prouvé à tous les entrepreneurs que le télétravail avait d’énormes avantages mais qu’il nécessitait aussi quelques outils spécifiques. En soi, le groupware (travail en groupe) n’est pas nouveau, puisque le néologisme date de 1978. Mais il s’inscrit aujourd’hui pleinement dans la transformation digitale indispensable de toute entreprise ou PME : chaque salarié doit pouvoir disposer d’outils collaboratifs performants, pour travailler ensemble et partager l’information, en oubliant les contraintes de temps et de lieux.
Les outils collaboratifs permettent de travailler à plusieurs, de manière plus efficace et cohésive, à une condition essentielle cependant : disposer d’outils performants !
