Utilisez-vous toujours un système hérité complexe et obsolète pour organiser vos fichiers d’entreprise ? Si tel est le cas, votre équipe ne tire pas le meilleur parti de la plateforme collaborative et de partage de données SharePoint et n’atteint pas son plein potentiel de productivité.
Quelles sont les possibilités qu’offre SharePoint ?
Pour les non-initiés, SharePoint est une plateforme collaborative. En effet, il comprend une myriade d’outils et de fonctionnalités qui en font une solution plus avancée et à multiples facettes. Il peut fonctionner comme un référentiel de fichiers partagé, un site de blog, un système de gestion de contenu Web et même un intranet. Lorsque vous ouvrez un nouveau site d’équipe sur SharePoint, quelques-unes des fonctionnalités que vous pourrez inclure sont :
- Gestion des versions de fichiers
- Enregistrement/départ des documents
- Indexation et recherche
- Une interface web dédiée
- Intégration transparente avec d'autres applications Windows
Centraliser vos communications internes grâce au SharePoint
Découvrez deux façons simples dont votre entreprise peut améliorer les communications internes en utilisant les applications incluses avec Sharepoint. Ces outils peuvent améliorer la communication interne, promouvoir la collaboration et ouvrir les canaux sociaux au sein de votre entreprise. Lorsque des clients utilisent Sharepoint dans leur entreprise, leur principale exigence se concentre sur la messagerie électronique et les applications de productivité telles que Word, Excel et Outlook. La majorité des clients négligent les autres applications précieuses incluses dans Sharepoint. Chaque application a son objectif particulier, avec des chevauchements inévitables, mais offrent toutes une valeur réelle lorsqu’elles sont utilisées efficacement. Pourquoi utiliser SharePoint ? Il peut devenir votre outil de centralisation en entreprise.
Meilleur accès aux informations
De nombreux types d’utilisateurs professionnels travaillent en coulisses pour optimiser la stratégie de contenu de votre entreprise. Votre équipe doit approuver, modifier et fournir des commentaires en temps opportun pour que cela réussisse.
Lorsque vous investissez dans SharePoint, vous obtenez des réponses instantanées à ces questions et à d’autres. En quelques secondes, les utilisateurs peuvent générer du contenu et le soumettre pour approbation. Vous n’aurez jamais à vous demander si votre publication ou article est passé par les phases de révision appropriées, si vous le programmez pour être diffusé en direct sur votre intranet ou vos sites Internet à un moment précis.
Amélioration du travail collaboratif
Même si vous n’employez qu’une poignée de personnes, il est essentiel que ces membres de l’équipe sachent tous comment communiquer et collaborer. S’ils n’ont pas accès aux ressources qui facilitent cet objectif, il serait trop facile pour la discorde et le désarroi d’émerger. C’est particulièrement le cas avec le contrôle des documents. Office SharePoint propose des contrôles de version qui suivent chaque modification apportée à un document, ainsi que l’heure à laquelle elle s’est produite et la personne responsable. De plus, une seule personne peut accéder au fichier à la fois pour éviter le travail en double.
Centraliser vos documents grâce au SharePoint
Si vous exploitez une entreprise qui compte plusieurs sites, il peut être difficile de s’assurer que chaque employé ait un accès instantané à la veille stratégique et aux documents essentiels dont il a besoin. Avec l’outil de mobilité SharePoint, les employés autorisés grâce à l’administration office 365 peuvent ouvrir, réviser, éditer et partager des documents de n’importe où dans le monde. Cela signifie que votre personnel de bureau et le personnel distant sur site bénéficient tous de la même commodité. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’un navigateur Web !
Meilleure accessibilité aux fichiers
Lorsque tous vos documents sont consolidés sur une plateforme SharePoint, la recherche de ce dont vous avez besoin est aussi simple que quelques clics. Vous pouvez organiser chaque site SharePoint pour inclure uniquement les dossiers et sous-dossiers dont vous avez besoin. De cette façon, vous pouvez aller directement à la source lorsque le temps presse et que vous devez prendre une décision commerciale rapide. Bien qu’il s’agisse d’une fonctionnalité utile pour les chefs d’entreprise, elle est tout aussi avantageuse pour vos employés.
Centralisation des données
Peut-être la chose la plus utile que SharePoint fait, c’est de garder une tonne de fichiers dans un emplacement central. Tant que votre structure organisationnelle est solide, il ne devrait pas falloir trop de temps à quiconque pour trouver ce qu’il cherche. Bien sûr, cela dépend de vous et de vos habitudes. Mais si vous êtes discipliné sur la façon dont vous et votre équipe utilisez SharePoint, cela fonctionne bien comme système de stockage central. SharePoint comme outil de centralisation en entreprise.
